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秘書(shū)溝通的技巧
通過(guò)企業(yè)秘書(shū)的有效溝通和串聯(lián)，企業(yè)中的各個(gè)層級(jí)人員之間能夠有效及時(shí)消除分歧，減少誤會(huì)，保障企業(yè)文化氛圍和諧愉悅，從而促進(jìn)企業(yè)工作順利有序開(kāi)展。下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于秘書(shū)溝通的技巧，提供給大家參考!
一、企業(yè)秘書(shū)溝通工作特點(diǎn)
(一)所處地位非固定性
企業(yè)中基本所有崗位的職員在日常工作中都有明確的崗位和職責(zé)，從而也明確了自身所處地位，而秘書(shū)所處地位具有非固定性，從而也無(wú)法明確其地位，若秘書(shū)處理上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間的信息溝通工作，自身處于下級(jí)地位，其所承擔(dān)的工作是對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé);而與其他職能部門(mén)的職員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，其處于平級(jí)關(guān)系。企業(yè)秘書(shū)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)往往使其在不同地位和不同層次關(guān)系之中轉(zhuǎn)換，而轉(zhuǎn)換的頻率也決定了秘書(shū)溝通工作的與眾不同和非固定性。
(二)所有權(quán)力非支配性
在一般企業(yè)中，秘書(shū)從事收集信息、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、通訊處理以及其他日常事務(wù)和雜務(wù)等工作。與其他普通員工相比，秘書(shū)往往是整個(gè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人的信息傳達(dá)人員，承擔(dān)著上情下達(dá)，保障上級(jí)的精神指示及時(shí)下達(dá)到各個(gè)部門(mén)和員工，這決定了秘書(shū)的工作往往是在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下開(kāi)展，代表負(fù)責(zé)人意向，從而具有較大的影響力。然而這種工作性質(zhì)又不能決定了秘書(shū)在企業(yè)內(nèi)具有管理某部門(mén)人員并具有支配權(quán)力的地位，即并不具有權(quán)利支配性，出現(xiàn)了自身地位和所傳達(dá)的意思級(jí)別不相匹配的矛盾，決定企業(yè)秘書(shū)在日常溝通工作中需要妥善處理這種不匹配可能引發(fā)的不協(xié)調(diào)，運(yùn)用一定的技巧保障領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)信息及時(shí)無(wú)誤傳達(dá)的同時(shí)使各部門(mén)員工接受秘書(shū)所進(jìn)行的溝通工作。
二、企業(yè)秘書(shū)提高溝通技巧所需素質(zhì)
(一)具有高尚道德素質(zhì)
古語(yǔ)云“有德方立天下”。秘書(shū)日常工作是將領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的信息及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)給企業(yè)的其他部門(mén)，這就使得秘書(shū)能夠有機(jī)會(huì)首先接觸到企業(yè)較為機(jī)密的信息文件，而這些機(jī)密信息尚未公開(kāi)或者只能對(duì)部分人員公開(kāi)時(shí)，如若泄密可能對(duì)企業(yè)發(fā)展造成重大影響，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)受損，嚴(yán)重的信息泄密甚至?xí)沟闷髽I(yè)面臨經(jīng)營(yíng)困難以及瀕臨倒閉的困境。另一方面，企業(yè)秘書(shū)在日常工作中應(yīng)當(dāng)權(quán)衡清楚保密工作的時(shí)點(diǎn)和程度，在領(lǐng)導(dǎo)指示能夠?qū)⑿畔⒐_(kāi)時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)人員公開(kāi)，不得以個(gè)人喜惡判斷是否要將信息公開(kāi)，以免影響到企業(yè)正常運(yùn)行和信息及時(shí)有效性。正確處理相關(guān)問(wèn)題是企業(yè)秘書(shū)開(kāi)展溝通協(xié)調(diào)工作的重要基礎(chǔ)。
(二)較強(qiáng)說(shuō)服他人能力
在企業(yè)中，需要溝通協(xié)調(diào)的事項(xiàng)一般涉及當(dāng)事雙方價(jià)值觀產(chǎn)生分歧、自身利益出現(xiàn)沖突等較為敏感話題，無(wú)論是上級(jí)對(duì)下級(jí)的任務(wù)分配、平級(jí)之間工作協(xié)調(diào)以及領(lǐng)導(dǎo)之間信息傳達(dá)等均有可能產(chǎn)生上述問(wèn)題。而企業(yè)秘書(shū)所從事的溝通協(xié)調(diào)工作恰恰是為了盡快解決上述矛盾問(wèn)題，保障各部門(mén)、各級(jí)別人員之間信息互通有無(wú)同時(shí)和諧相處，如何說(shuō)服存在問(wèn)題的雙方成為企業(yè)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具有的一項(xiàng)基本素質(zhì)。與此同時(shí)企業(yè)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)確認(rèn)自身工作應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)、富有創(chuàng)造性，但根本上不能完全脫離秘書(shū)本職工作而擅做主張、任意妄為，在沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)同意下隨意篡改工作安排和指導(dǎo)意見(jiàn)，造成企業(yè)潛在風(fēng)險(xiǎn)。
三、如何提高企業(yè)秘書(shū)溝通技巧
(一)企業(yè)溝通工作原則
1.認(rèn)真傾聽(tīng)原則。企業(yè)秘書(shū)在進(jìn)行內(nèi)部溝通的基礎(chǔ)是充分了解發(fā)生矛盾和摩擦雙方的立場(chǎng)和想法，為了達(dá)到溝通的目的，溝通之前要盡量擺脫自身對(duì)于某一方的偏見(jiàn)或成見(jiàn)，將注意力放到此次溝通待解決的問(wèn)題上，從而在溝通之間建立了雙方平等基礎(chǔ)。在溝通中，企業(yè)秘書(shū)需要面對(duì)對(duì)方，讓對(duì)方意識(shí)到彼此交流的嚴(yán)肅認(rèn)真性，同時(shí)使得被溝通方式自然產(chǎn)生親近感，有利于溝通的順利進(jìn)行。
2.態(tài)度謙遜原則。企業(yè)秘書(shū)開(kāi)展溝通工作除了認(rèn)真傾聽(tīng)和信息及時(shí)準(zhǔn)確外，溝通態(tài)度也是十分重要的原則。由于秘書(shū)所處地位具有非固定性，從而也無(wú)法明確其地位，企業(yè)秘書(shū)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)往往使其在不同地位和不同層次關(guān)系之中轉(zhuǎn)換，決定企業(yè)秘書(shū)在日常溝通工作中需要用謙遜的態(tài)度妥善處理這種不匹配可能引發(fā)的不協(xié)調(diào)。企業(yè)秘書(shū)在溝通之前，一定要明確自身角色定位，調(diào)整好溝通中自身應(yīng)有的心態(tài)，如果企業(yè)秘書(shū)態(tài)度傲慢、目中無(wú)人，“挾天子以令諸侯”，就很容易使得被溝通對(duì)象產(chǎn)生厭惡情緒，對(duì)溝通工作極度反感，難達(dá)到有效溝通的既定目標(biāo)。而保持謙遜的態(tài)度，彬彬有禮，被溝通者樂(lè)于接受，再進(jìn)行溝通就會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。
(二)企業(yè)秘書(shū)溝通技巧
1.語(yǔ)言技巧是有效溝通的利器。常言道：“良言一句三冬暖”。企業(yè)秘書(shū)在溝通工作中必須講究語(yǔ)言技巧，說(shuō)話適度，講究分寸，善于對(duì)溝通所獲得的信息進(jìn)行篩選整理。不論是“上傳下達(dá)”還是“下情上達(dá)”，都要努力保持準(zhǔn)確、客觀、全面。在確保主要信息“準(zhǔn)確”的前提下，秘書(shū)在傳達(dá)信息時(shí)不能簡(jiǎn)單地成為傳聲筒，而是要注意過(guò)濾篩選信息。另一方面信息過(guò)濾與準(zhǔn)確傳遞信息并不矛盾，企業(yè)秘書(shū)要在準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)主要、關(guān)鍵和實(shí)質(zhì)性意圖的基礎(chǔ)上，過(guò)濾掉個(gè)人情緒化、情境性或交流隨意性的信息，這些無(wú)用信息恰恰是容易引起彼此誤解，產(chǎn)生矛盾的垃圾信息。從而有利信息傳遞和溝通工作的順利開(kāi)展，消除誤解，減少矛盾，形成企業(yè)和諧人際關(guān)系的最終目的。
2.耐心足夠、表現(xiàn)親和。秘書(shū)工作是繁雜瑣碎的工作，大到幫助領(lǐng)導(dǎo)起草決策性文件、組織大型會(huì)議，小到對(duì)員工或來(lái)訪者的具體問(wèn)題進(jìn)行解答，事無(wú)巨細(xì)，紛繁多樣。盡管這樣，企業(yè)秘書(shū)仍要時(shí)刻牢記自己的崗位職責(zé)，對(duì)來(lái)訪者和有訴求的員工要表現(xiàn)出親和力和足夠的耐心，切不可急躁慌張，輕易動(dòng)怒，溝通時(shí)表現(xiàn)出傲慢、鄙視、一問(wèn)三不知的惡劣態(tài)度。理順上下級(jí)關(guān)系、理順領(lǐng)導(dǎo)與員工的關(guān)系、理順各級(jí)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系，使之達(dá)成共識(shí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，各負(fù)其責(zé)，形成內(nèi)部凝聚力，這是秘書(shū)發(fā)揮其溝通協(xié)調(diào)能力大顯身手之時(shí)，也是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的用武之地。總之，作為企業(yè)秘書(shū)要學(xué)會(huì)協(xié)調(diào)溝通的技巧和不同的工作方法，積極化解各種矛盾、統(tǒng)一各方認(rèn)識(shí)、理順各種縱橫關(guān)系，既提高了整體單位工作效率，又實(shí)現(xiàn)了秘書(shū)的自身社會(huì)價(jià)值，這正是秘書(shū)良好的溝通協(xié)調(diào)能力的魅力所在。
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