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秘書(shū)溝通的方法和技巧
秘書(shū)的溝通方法可以采取面談、書(shū)面、會(huì)議以及演講和電子媒介等，其技巧在采取面談時(shí)，要盡快記住對(duì)方的基本情況語(yǔ)言精簡(jiǎn)明白、互動(dòng)、投機(jī)和諧。采用電子媒介溝通技巧時(shí)，要了解最新電子媒介的優(yōu)勢(shì)，使用各種載體時(shí)注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。作為秘書(shū)還要掌握以下這些溝通方法和技巧：
1、 及時(shí)明確溝通對(duì)象(用以下兩個(gè)方法來(lái)幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當(dāng)詢(xún)問(wèn)回使已有的信息更具有針對(duì)性)
2、 了解溝通對(duì)象的行為習(xí)慣和工作風(fēng)格
3、 正確選擇溝通渠道(面談、書(shū)面、會(huì)議、演講、電子媒介等)
技巧：
面談的技巧——禮貌，盡快記住對(duì)方的基本情況語(yǔ)言精簡(jiǎn)明白、互動(dòng)、投機(jī)和諧。
書(shū)面溝通技巧——充分利用協(xié)作技巧來(lái)豐富自己的書(shū)面內(nèi)容。
會(huì)議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會(huì)代表并感謝光臨。
演講溝通技巧——注意話(huà)題，調(diào)整好的心情，短少精干，注意語(yǔ)言魅力和藝術(shù)，注意開(kāi)場(chǎng)和結(jié)尾。
電子媒介溝通技巧——了解最新電子媒介的優(yōu)勢(shì)，使用各種載體時(shí)注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。
其它溝通技巧——說(shuō)服技巧，建議技巧。
使用電話(huà)
信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，電話(huà)在機(jī)關(guān)工作中的作用越來(lái)越顯得重要。正確使用電話(huà)是一門(mén)基本功，也是一門(mén)藝術(shù)。使用的好，能增加工作效率，提高工作質(zhì)量，使用不好，既會(huì)誤事漏事，又會(huì)影響上下、內(nèi)外的團(tuán)結(jié)和協(xié)。根據(jù)我的體會(huì)，使用電話(huà)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(一)接聽(tīng)要仔細(xì)，記錄要認(rèn)真。對(duì)來(lái)自直接首長(zhǎng)和上下級(jí)以及地方有關(guān)部門(mén)的電話(huà)，首先要問(wèn)清單位、姓名和職務(wù)，連同電話(huà)內(nèi)容一一記清。對(duì)重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動(dòng)要求對(duì)方復(fù)述，進(jìn)行校對(duì)，防止錯(cuò)傳漏辦。有時(shí)因?qū)Ψ降胤娇谝糁�、講話(huà)快、聲音小，有的內(nèi)容聽(tīng)不清楚，要不厭其問(wèn)，不要因?yàn)槭巧霞?jí)和首長(zhǎng)不好意思問(wèn)、不敢問(wèn)，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。
(二)態(tài)度要和藹，語(yǔ)言要文明。電話(huà)是語(yǔ)言交流工具，只能聽(tīng)其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語(yǔ)言文不文明非常重要。有的同志給上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)打電話(huà)畢恭畢敬，可給下級(jí)打電話(huà)卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語(yǔ)。如“您好!請(qǐng)問(wèn)貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱(chēng)呼?”、“您是哪一位?”、“請(qǐng)稍等”、“還有什么要請(qǐng)示的?”、“請(qǐng)問(wèn)聽(tīng)清楚沒(méi)有?”等等。打完電話(huà)，要說(shuō)聲“再見(jiàn)”，等對(duì)方放下電話(huà)，你再放，以示尊敬。
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