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撥打電話的職場(chǎng)禮儀知識(shí)
電話是代表你個(gè)人形象的重要窗口。今天小編就給大家分享下打電話的職場(chǎng)禮儀知識(shí)，一起了解下?lián)艽螂娫捯滥男┞殘?chǎng)禮儀知識(shí)吧。
撥打電話的職場(chǎng)禮儀知識(shí)
一、要選擇對(duì)方方便的時(shí)間
1.不論與他人有多熟，也最好不要在別人體息時(shí)打電話，比如用餐時(shí)間、午休時(shí)間，尤其是晚上的睡覺(jué)時(shí)間，省的人習(xí)慣早睡，所以不要太晚打電話、早上七點(diǎn)之前也不宜打擾。
2.如果是公事.也盡量木要占用他人的時(shí)間，尤其是節(jié)假日時(shí)可。
3.如果個(gè)是公家，也力求避免在對(duì)方的通話高峰和業(yè)務(wù)繁忙的時(shí)間內(nèi)打電話。
4.為避免影響他人的休息，在打電話前應(yīng)力求搞清各地區(qū)時(shí)差以及各國(guó)工作時(shí)間的差異，盡力不要在休息日打電話談生意。即使客戶已將家中的電話號(hào)碼告訴你，也盡量不要往客戶家里打電話。
二、要長(zhǎng)話短說(shuō)
打電話時(shí)要力求遵守“三分鐘原則”。所謂“三分鐘原則”是指：打電話時(shí)，撥打者應(yīng)自覺(jué)地、有意以地將每次通話時(shí)間控制在三分鐘內(nèi)，盡量不要超過(guò)這個(gè)限定。此外，在通話時(shí)，其基本要求應(yīng)為：以短為體，寧短勿長(zhǎng)，不是十分重要、緊急、繁瑣的事務(wù)一般不宜通話時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。
三、規(guī)范內(nèi)容
1.允分做好通話前的淮各c在通話之前，最好把對(duì)力的姓名、電話號(hào)碼、通話要點(diǎn)等內(nèi)容列出一張清單。這樣做可以避免通話者在談話時(shí)出現(xiàn)現(xiàn)說(shuō)現(xiàn)想、缺少條理的問(wèn)題。
2.說(shuō)話時(shí)要簡(jiǎn)明扼要。如果電話接通后，除了首先問(wèn)候?qū)Ψ酵�，要記得自�?bào)單位、職務(wù)和姓名。如果請(qǐng)人轉(zhuǎn)接電話時(shí)，一定要向?qū)Ψ街轮x。電話中講話中一定要?jiǎng)?wù)實(shí)，不能吞吞吐吐、含糊不清。寒喧后，就應(yīng)直奔主題。
3.說(shuō)話要話可而止。打電話時(shí)，如果要說(shuō)的話已經(jīng)說(shuō)完，就應(yīng)該果斷地終止通話話講完后、仍然反復(fù)鋪陳、絮叨、否則，會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得你做事拖拉，缺少素養(yǎng)。
四、避免做電話機(jī)器
我們打電話的目的是為了彼此的交流和溝通，以拉近彼此的距離.而電話本身是沒(méi)釘任何感情色彩的;所以，在打電話時(shí)，一定要給電話賦予感情色彩.達(dá)到使對(duì)方“聞其聲如見(jiàn)其人”的`效果，妥達(dá)到這樣的效果，就應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
1.力求避免感情機(jī)械化。右些人會(huì)錯(cuò)誤地認(rèn)為電話只是傳達(dá)聲音的工具.只要把聲音化給對(duì)方就可以了。所以，打電話時(shí)，只是在發(fā)出聲音，并不在意自己說(shuō)活的音調(diào)。
正因?yàn)榱蟹讲豢赡軓碾娫捴锌匆?jiàn)我們具體在做什么。因此，許多人在打電話時(shí)表情往往是機(jī)械且沒(méi)活力的。所以，對(duì)方從電話中聽(tīng)到的聲音往往是平淡的、呆板的、甚至是不愉快的。
這就要求打電話者，在拿起電話機(jī)時(shí)，要用你自己的聲調(diào)表達(dá)出微笑和友誼。對(duì)方不能從電話中看見(jiàn)你的表情，所以你說(shuō)話的聲調(diào)就要負(fù)起說(shuō)話時(shí)的全部責(zé)任。打電話時(shí)，你的聲音要時(shí)刻充滿笑意，比平時(shí)自己高興時(shí)還要多的笑意。
2.注意語(yǔ)調(diào)與語(yǔ)速。因?yàn)槁曇敉ㄟ^(guò)電話后音調(diào)會(huì)有一點(diǎn)改變。所以，在電話里語(yǔ)速要適中中，音量也適中。此外，嘴要對(duì)著話筒，一個(gè)字一個(gè)字地說(shuō)，咬字要清楚;特別是說(shuō)話者在說(shuō)到數(shù)日、時(shí)間、日期、地點(diǎn)等數(shù)字內(nèi)容時(shí)，一定要和對(duì)方確認(rèn)好。
五、語(yǔ)言文明
(1)在對(duì)力拿起點(diǎn)話的時(shí)候，首先要向接電話的人熱情地問(wèn)：“您好!”然后再談其他，不能一上來(lái)就“喂”，或是開(kāi)口就說(shuō)事情，讓對(duì)方感到莫么其妙。
(2)在問(wèn)候?qū)Ψ胶�，要自�?bào)家門(mén)，以便讓接電話的人明白白是誰(shuí)打來(lái)的電話。
(3)終止通話，放下話筒前，要均對(duì)方說(shuō)“再見(jiàn)”;如果少了這句禮貌用語(yǔ)會(huì)感覺(jué)通話終止得有些突然，讓人難以接受。
接電話的職場(chǎng)禮儀
(一)接電話時(shí)你為什么很重要?
1、你代表著公司。
2、你說(shuō)話的聲音，處理問(wèn)題的方式會(huì)影響到客人對(duì)公司效率，友善程度，設(shè)施，檔次的判斷。
3、你可以為公司找到一位潛在的客人。
接聽(tīng)電話的注意事項(xiàng)
1、電話在鈴響三聲之內(nèi)拿起。
2、電話旁要有紙和筆。
3、友善、有禮、微笑。(即使對(duì)方失禮，我們說(shuō)話也要保持彬彬有禮)。
4、口齒清楚，語(yǔ)速不快不慢，使用通俗語(yǔ)言。(不要使用術(shù)語(yǔ)，略語(yǔ))
5、打電話時(shí)不能吃東西、喝水、吸煙。
6、不要同時(shí)對(duì)兩個(gè)人說(shuō)話，如需與同事查詢(xún)，你應(yīng)當(dāng)告訴對(duì)方。
7、接到電話即按常規(guī)自我介紹，步驟如下：
A、問(wèn)候
B、報(bào)出部門(mén)
C、介紹自己
D、提供幫助
8、不能將客人房間號(hào)碼告訴外人。
9、了解一般客人問(wèn)詢(xún)的答案。(即公司服務(wù)項(xiàng)目)
(三)處理外線電話的十個(gè)步驟：
1、在鈴響三聲之內(nèi)接聽(tīng)電話;
2、寒暄問(wèn)候;
3、報(bào)出俱樂(lè)部/姓名/部門(mén)等名稱(chēng);
4、提供幫助;
5、了解對(duì)方想做的事;
6、做記錄;
7、提供服務(wù);
8、確認(rèn)細(xì)節(jié);
9、結(jié)束電話;
10、落實(shí)。
(四)記錄電話留言的要點(diǎn)：
1、書(shū)寫(xiě)規(guī)范;
2、記錄完整;
電話打來(lái)的時(shí)間、日期
來(lái)電者姓名
留言給誰(shuí)
來(lái)電者的電話號(hào)碼(房間號(hào)碼)
留言?xún)?nèi)容
該留言是否緊急
記錄留言者的姓名或簽名。
3、注意留言準(zhǔn)確，應(yīng)當(dāng)重復(fù)一次電話的內(nèi)容。
(五)讓對(duì)方在電話上等：
1、給對(duì)方一個(gè)選擇：是繼續(xù)等呢還是留言;
2、隨時(shí)與打電話者保持聯(lián)系;
3、再次給打電話者提供選擇。
(六)轉(zhuǎn)電話時(shí)應(yīng)注意：
1、告訴對(duì)方你正要轉(zhuǎn)電話。
2、告訴對(duì)方你把電話轉(zhuǎn)給誰(shuí)。
3、盡量為客人提供幫助。
(七)打出電話的十個(gè)步驟：
1、準(zhǔn)備;
2、問(wèn)候，報(bào)出姓名;
3、報(bào)出要找的人之姓名;
4、確認(rèn)你要找的人之身份;
5、列出打電話的原因;
6、聽(tīng)清楚對(duì)方的回答;
7、做好記錄;
8、確認(rèn)細(xì)節(jié);
9、感謝對(duì)方，掛機(jī);
10、落實(shí)。
(八)掛斷電話時(shí)應(yīng)注意：
1、掛斷電話，不能草草了事，讓人感到你的掛斷方式是一種酒店式的，溫文爾雅的。
2、無(wú)論打出或打入電話，要等對(duì)方掛斷電話后方可掛斷。
3、遇到錯(cuò)打電話時(shí)，要和平時(shí)一樣，以禮相待，如自己打錯(cuò)了，應(yīng)該說(shuō)一聲;“對(duì)不起，打攪了。”若是對(duì)方打錯(cuò)了，也應(yīng)說(shuō)一聲：“對(duì)不起，您打錯(cuò)了”。
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