如何提高辦公室文秘人員的能力創(chuàng)新

　　在科學(xué)技術(shù)突飛猛進和知識經(jīng)濟迅速發(fā)展的新時期，迫切需要辦公室文秘人員提升自身素質(zhì)，那么，如何開展能力創(chuàng)新？下面小編為大家搜索整理了關(guān)于如何提高辦公室文秘人員的能力創(chuàng)新的內(nèi)容，供大家參考閱讀，希望對你有所幫助！

　　隨著知識經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，辦公室文秘人員的角色定位不斷在企事業(yè)單位的行政組織架構(gòu)中進行演變。從最初簡單的文件起草、檔案管理、日常事務(wù)管理等逐漸演變成為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的信息提供者、領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間溝通的紐帶、上級政策傳達和下級信息反饋的橋梁。創(chuàng)新能力也就成為新時代對辦公室文秘人員素質(zhì)的特殊要求。本文將通過對企事業(yè)單位辦公室文秘人員的日常工作入手，分析如何拓展創(chuàng)新思維，開展多角度、全方位的能力創(chuàng)新，最終達成企事業(yè)單位內(nèi)部信息有效流通、提供科學(xué)的參謀咨詢服務(wù)，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置等新時期辦公室文秘工作的新任務(wù)。

　　1、強化信息收集與分析能力開展業(yè)務(wù)創(chuàng)新

　　在“云計算”、“大數(shù)據(jù)”等概念不斷提出的今天，通過信息和數(shù)據(jù)進行科學(xué)決策已經(jīng)是各級企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)常用的決策手段。以往經(jīng)驗決策時代，辦公室文秘人員只要做好事務(wù)性工作即可。但是在科學(xué)決策時代，辦公室文秘人員的主要工作則是以知識和信息協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，服務(wù)各級員工。而這就決定了通過業(yè)務(wù)創(chuàng)新，通過擴大信息量，優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策時提供數(shù)據(jù)支持是辦公室文秘人員的必備能力。開展以強化信息收集與分析能力為主要內(nèi)容的業(yè)務(wù)創(chuàng)新，可以從以下三個方面進行：

　�、攀占�和分析單位的內(nèi)部信息。內(nèi)部信息包括內(nèi)部基層員工、各級管理者的意見和建議、單位各級職工信息、職工工作態(tài)度和質(zhì)量、單位內(nèi)部存在的問題等。通過以上信息的收集和分析，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時解決單位內(nèi)部的問題，進行內(nèi)部管理改善和政策調(diào)整。

　�、剖占�和分析單位的外部信息。外部信息包括國內(nèi)外同行業(yè)的發(fā)展情況、新產(chǎn)品開發(fā)及投放情況，客戶群體特征等。以各類豐富健全的數(shù)據(jù)，對外部環(huán)境進行清晰刻畫，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策。

　�、撬鸭�和分析國家相關(guān)的政策法規(guī)。政策的導(dǎo)向作用和法律的規(guī)范作用，對各類企事業(yè)單位都有著非常顯著的作用，如果領(lǐng)導(dǎo)的決策和國家相關(guān)的政策法規(guī)不符，最終結(jié)果必然南轅北轍。文秘人員需要有高度的嗅覺和靈敏度，及時為領(lǐng)導(dǎo)解讀新的方針政策。

　　2、強化協(xié)調(diào)與組織能力開展職能創(chuàng)新

　　協(xié)調(diào)與組織能力是辦公室文秘人員工作的重要組成部分。其中協(xié)調(diào)組織能力分為對內(nèi)協(xié)調(diào)組織和對外協(xié)組織協(xié)調(diào)兩個方面。對內(nèi)協(xié)調(diào)組織有上下關(guān)系、文秘人員與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系、各級領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、職能部門之間關(guān)系等協(xié)調(diào)組織。外部協(xié)調(diào)組織包括公共關(guān)系的處理、政府部門機構(gòu)的溝通、各類企事業(yè)單位和社會團體的交流等。

　　首先在協(xié)調(diào)與組織時要既要有原則性，又要有靈活性。原則是靈活變化的度，靈活是在原則限制范圍內(nèi)的靈活，又反作用于原則。

　　其次在協(xié)調(diào)與組織時處理好局部與整體的關(guān)系，樹立全局觀念。只有樹立全局觀念，才能主動將自己的工作置于全盤工作的大視野中，才能正確處理好局部與整體的關(guān)系，才能促進全局工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

　　最后在協(xié)調(diào)與組織時要注意自己的權(quán)限范圍。辦公室文秘人員在對內(nèi)協(xié)調(diào)組織和對外協(xié)調(diào)組織時，大部分情況下屬于受權(quán)辦事。受權(quán)辦事指領(lǐng)導(dǎo)干部依據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù)授權(quán)給辦公室文秘人員處理。在這種情況下，辦公室文秘人員要對授權(quán)的方式和任務(wù)內(nèi)容進行清晰界定，是屬于確定授權(quán)還是彈性授權(quán)、亦或不確定授權(quán)，依據(jù)授權(quán)方式?jīng)Q定處理事務(wù)的步驟和方法。

　　3、強化服務(wù)意識與質(zhì)量開展服務(wù)創(chuàng)新

　　辦公室文秘人員從工作內(nèi)容和職責(zé)來說，對單位領(lǐng)導(dǎo)、基層員工也是服務(wù)性質(zhì)的人員。這就要求辦公室文秘人員必須開展服務(wù)創(chuàng)新工作，擴大自己能力創(chuàng)新的范圍。第一是轉(zhuǎn)化思維，化被動為主動，第二是改變態(tài)度，從死板到熱情。第三是力求務(wù)實，致力于解決實際問題。要從服務(wù)方式的創(chuàng)新到服務(wù)質(zhì)量的提升，圍繞企事業(yè)單位的中心工作，以領(lǐng)導(dǎo)放心、員工滿意為標(biāo)準(zhǔn)進行工作。在服務(wù)意識方面要有主動服務(wù)和超前服務(wù)的意識，應(yīng)用現(xiàn)代化的眼光了解工作的現(xiàn)實需求和潛在需求及其規(guī)律性，積極探索辦公室文秘工作對領(lǐng)導(dǎo)和員工服務(wù)的動態(tài)適應(yīng)性。

　　4、利用現(xiàn)代化理論與工具開展技術(shù)創(chuàng)新

　　隨著辦公自動化的不斷加強，信息化、自動化作業(yè)對我國普遍的辦公環(huán)境提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。加速辦公自動化，進一步改進辦公設(shè)施，改善辦公條件，提高辦公室文秘人員工作質(zhì)量和效率，是當(dāng)今社會的大勢所趨。實現(xiàn)辦公自動化可以促進辦公室的管理工作改革，輔助領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)時間管理自動化。同時辦公自動化能夠更加及時準(zhǔn)確的進行信息分享，建立單位內(nèi)部信息分享網(wǎng)絡(luò)，實時進行信息傳遞和反饋。辦公室文秘人員要不斷加強專業(yè)能力和技術(shù)能力的學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)代化的理論進行內(nèi)部協(xié)調(diào)組織和文件檔案管理；利用現(xiàn)代化的工具提高工作效率和工作質(zhì)量。

　　總之，辦公室文秘人員的能力創(chuàng)新要結(jié)合工作崗位職責(zé)和新時代對文秘人員的素質(zhì)要求，從業(yè)務(wù)創(chuàng)新到職能創(chuàng)新，由技術(shù)創(chuàng)新帶動服務(wù)創(chuàng)新，不斷加強辦公室文秘人員的綜合能力，最終實現(xiàn)辦公室文秘人員從萬金油到職業(yè)化的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)時代的需求。

　　拓展：辦公室文秘怎樣提高自己的其他能力

　　1、重德立身。一個秘書人員，若不能把“德”放在首位，即使有“滿腹經(jīng)綸”，也不能算是一個合格的秘書。秘書不為名，不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無名英雄。特別是當(dāng)前秘書人員物質(zhì)待遇相對社會上一些行業(yè)、一些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下，在國內(nèi)外環(huán)境錯綜復(fù)雜多變的形勢下，沒有“富貴不淫，貧賤不移”的思想品德，廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色，忍辱負重、任勞任怨的工作態(tài)度，是干不好秘書工作的。同時由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補充”、機關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”，要求秘書人員必須誠實正直、心明步正，謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè)，恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機密，互相補臺、競而不妒。

　　2、善謀有為。首先，要有正確的角色定位。秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。其次，要有領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的聰明才智。要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，必須準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。要善于通過間接或者直接方式，把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”，又不自作聰明。以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，經(jīng)過深思熟慮，形成有價值的參謀意見。第三，要有進言獻策的藝術(shù)技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場合和最佳時機，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見。

　　3、擅書升位。擅長書寫文稿，應(yīng)該是秘書人員最起碼的素質(zhì)要求，也是提升秘書人員位置的關(guān)鍵所在。為了綜合提高秘書人員的文稿質(zhì)量，要特別注意“三點”：一是苦練內(nèi)功。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計算機等，以拓寬知識面，高屋建瓴，了然于胸；同時，還要在實踐中學(xué)習(xí)，邊工作，邊學(xué)習(xí)，邊總結(jié)，邊提高，使撰寫的文稿血肉俱全；向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時的構(gòu)思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語言、工作方式達到“同頻共振”；向同事學(xué)習(xí)，取人之長，補已之短，努力做一個“通才”、“全才”。二是博采眾長。一方面，要求秘書人員要經(jīng)常博采來自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用；另一方面，要經(jīng)常派秘書人員赴各地學(xué)習(xí)考察，解放思想，開闊視野，增長見識、才干。三是勤于踐行。理論學(xué)習(xí)和實踐鍛煉就好比車之兩輪，鳥之兩翼，缺一不可。實踐的過程，既是了解情況、發(fā)現(xiàn)問題、解決矛盾的過程，也是認(rèn)識規(guī)律、掌握規(guī)律、運用規(guī)律的過程，是增長才干和本領(lǐng)的過程。因此，要把在工作中做到理論與實踐相結(jié)合，把學(xué)到理論知識大膽的運用到實踐中去。

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