行政秘書怎樣做好會議記錄

　　會議記錄是公司里行政秘書的一項日常工作，看似簡單，真正做好并不容易。它需要在會前、會中、會后投入足夠的時間和精力，充分考慮多種細節(jié)與因素。會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會議記錄工作。

　　某些會議記錄的質(zhì)量問題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現(xiàn)有：

　　1.會議記錄本內(nèi)無目錄。

　　特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護和保密。

　　2.記錄不完整。

　　有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人;有些會議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記全名;有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內(nèi)容;有些會議記錄雖有會議內(nèi)容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。

　　3.會議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開。

　　如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本(聯(lián)席會議例外)，給保管和利用帶來不便。

　　4.會議記錄本不固定。

　　有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了;更有甚者，每次開會時臨時找?guī)讖埜宓陀涗�，過后就不知去向了。5.記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。

　　做好會議記錄應(yīng)著重把握好以下三點：

　　1、準備細致到位

　　認真細致的準備工作是做好會議記錄的重要保障。會前，記錄人要對會議議題、主要內(nèi)容進行詳細了解，對以往相關(guān)會議討論情況、會議決議等做到心中有數(shù)。

　　會議記錄通常采用現(xiàn)場文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄像)記錄相結(jié)合的方式，一方面可以確保記錄內(nèi)容的全面、準確;一方面也對有關(guān)準備工作提出了較高要求。

　　對此，記錄人應(yīng)養(yǎng)成一種職業(yè)習(xí)慣：提前到達會場、提前調(diào)試記錄設(shè)備，避免因準備不足而影響會議記錄效果。

　　2、記錄完整真實

　　一份完整的會議記錄，除了會議主要內(nèi)容外，還應(yīng)包括會議名稱、地點、起止時間、主持人、記錄人、參會人員、列席人員、缺席人員、會議討論議題等要素。會議記錄的目的，就是要忠實記載會議召開時的情景，以便日后查閱。這就要求會議記錄必須真實，不能夾雜個人觀點，更不能有意增減發(fā)言內(nèi)容。要盡量將發(fā)言人所說內(nèi)容全部記錄下來，保持語言的原汁原味。

　　3、整理準確及時

　　會上記錄的內(nèi)容只是一個草稿，會議結(jié)束后，須在草稿基礎(chǔ)上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規(guī)范的會議記錄。

　　在此過程中應(yīng)注意以下幾點：一是對記錄內(nèi)容查漏補缺。根據(jù)會議錄音等對記錄文稿進行核對，對遺漏內(nèi)容進行補充，對記錄有誤處加以修正。二是對人名、地名、機構(gòu)名、事件名等專有名詞逐一核實。對個別無法確定的專有名詞，應(yīng)根據(jù)錄音記錄，標注拼音。三是對記錄文稿進行全面整理。在不影響記錄真實性、完整性的前提下對文稿內(nèi)容進行適當整合，確保記錄體例的規(guī)范統(tǒng)一。會議記錄經(jīng)有關(guān)部門審批后，應(yīng)及時歸檔留存。

　　為提高檔案質(zhì)量，做會議記錄應(yīng)該注意以下問題

　　一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會議記錄本，按會議性質(zhì)分別記錄并按照會議的時間順序規(guī)范、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄，包括會議日期、內(nèi)容摘要、頁碼、備注等欄目。會議記錄人應(yīng)把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚，這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護。

　　二、按照規(guī)范格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：　　

　　1、會議基本情況。包括會議名稱、開會時間(要寫明年、月、日及會議開始時間)、會議地點、出席人(人數(shù)不多的會議要把出席者的姓名都寫上，注明其他人員全部到會;人數(shù)過多的會議可只寫出席范圍和人數(shù))、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會議主持人宣布開會前寫好。

　　2、會議內(nèi)容。包括會議議題、會議發(fā)言、會議結(jié)論等。會議內(nèi)容是會議記錄的重點，記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。

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