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office辦公軟件使用的技巧
辦公軟件看似簡(jiǎn)單，其實(shí)花樣很多，尤其Word和Excel表格。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于office辦公軟件使用的技巧，供大家參考閱讀，希望對(duì)你有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請(qǐng)持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
1、妙用Alt鍵—鍵盤(pán)之王
Alt是單詞“Alter”的縮寫(xiě)，意思為“改變”。
在Windows操作平臺(tái)下，Alt鍵可謂是鍵盤(pán)之王。熟練運(yùn)用該鍵，能極大提高工作效率。
按住Alt，可以選擇文章的矩形塊文檔，然后Ctrl+C就可以復(fù)制，或你可直接修改這部分文字。
Alt鍵在Office里的秘密還遠(yuǎn)不止如此：
按住Alt鍵(或同時(shí)按住鼠標(biāo)上的兩個(gè)按鈕)再拖動(dòng)左右(上下)邊距，可精確調(diào)整其值(在標(biāo)尺上會(huì)顯示具體值)。
用Shift+Alt+上(或下)方向鍵能夠調(diào)整文檔中段落的順序，也可以調(diào)整Word表格中的行序。
此外，Alt+F8 可顯示用于運(yùn)行、編輯或刪除宏的“宏”對(duì)話框。
2、F4鍵—Word里的大神器
很多人都不知道，其實(shí)F4鍵是Office中的大殺器! Office中的“F4” - 重復(fù)上一步操作。什么意思呢?
比如我輸入abc，按一下F4, 就會(huì)自動(dòng)再輸入一遍abc;
比如我剛剛為某一段文本設(shè)置好字體、顏色、縮進(jìn)、格式。選擇另一段文本，再按F4，就自動(dòng)把剛剛設(shè)置的動(dòng)作再重復(fù)一遍，應(yīng)用到現(xiàn)在新選擇;
還可以干什么?做表格時(shí)候，“在下方添加新行”這樣的命令，全部都可以用F4重復(fù)!
最后，F(xiàn)4在PowerPoint也是同樣的，可以干好多事!
3、Ctrl加字母—快捷鍵閃瞎雙眼
Word是當(dāng)之無(wú)愧的文字編輯神器，一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達(dá)人。
其實(shí)，絕大多數(shù)的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關(guān)的，Ctrl+C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…
最基本的快捷鍵，shift+上下左右�？梢杂面I盤(pán)從當(dāng)前光標(biāo)位置選擇文本。當(dāng)然可以配合各種其他導(dǎo)航鍵，比如ctrl+上下左右，Home, End, PageUp/Down。此條對(duì)其他應(yīng)用程序也有效!
知道了如何用鍵盤(pán)選擇，那接下來(lái)一定要知道F2的妙用!選擇好一片文本之后，按F2，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)變成虛線，讓你可以不用按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，而是用鍵盤(pán)的方式，將文本移動(dòng)到任意位置!
如何快速放大縮小字體呢? Ctrl + Alt + < 就是縮小， Ctrl + Alt + > 就是放大，很直觀吧!如果還想更詳細(xì)的調(diào)整字體，Ctrl + D調(diào)出字體欄，配合Tab+Enter全鍵盤(pán)操作吧：)
Ctrl + L 左對(duì)齊， Ctrl + R 右對(duì)齊， Ctrl + E 居中
Ctrl + F查找， Ctrl + H 替換。然后關(guān)于替換，里面又大有學(xué)問(wèn)!巧用替換，可以幫你節(jié)省大把大把時(shí)間!
Ctrl + Z是撤銷(xiāo)，那還原呢?就是Ctrl + Y，撤銷(xiāo)上一步撤銷(xiāo)!
Shift+F3，英文全部大寫(xiě)，英文全部小寫(xiě)，首字母大寫(xiě)切換。
Ctrl + Shift + C 粘貼格式，再用Ctrl + Shift + V將對(duì)應(yīng)的格式粘貼到另一端文字里。
Ctrl+Shift+Home/End，選中光標(biāo)前后的所有文本
當(dāng)插入點(diǎn)位于公式中某個(gè)函數(shù)名稱(chēng)的右邊時(shí)，則會(huì)顯示“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框。
Ctrl+B 應(yīng)用或取消加粗格式設(shè)置，Ctrl+I 應(yīng)用或取消傾斜格式設(shè)置
Ctrl+V 在插入點(diǎn)處插入剪貼板的內(nèi)容，并替換任何選定內(nèi)容。只有在剪切或復(fù)制了對(duì)象、文本或單元格內(nèi)容后，才能使用此快捷鍵。
Ctrl+W 關(guān)閉選定的工作簿窗口。
Ctrl+Y 重復(fù)上一個(gè)命令或操作(如有可能)。
Ctrl+Z 使用“撤消”命令來(lái)撤消上一個(gè)命令或刪除最后鍵入的條目。
顯示了自動(dòng)更正智能標(biāo)記時(shí)，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重復(fù)”命令撤消或恢復(fù)上一次自動(dòng)更正操作。
WORD中輸入三個(gè)等號(hào)然后回車(chē)，出來(lái)就是雙橫線
“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，會(huì)顯示段落標(biāo)記和其他隱藏的格式符號(hào)
Ctrl+1 設(shè)置當(dāng)前段落行距為1倍，Ctrl+2 設(shè)置當(dāng)前段落行距為2倍，Ctrl+5 設(shè)置當(dāng)前段落行距為1.5倍
如何將PPT 的文字拷入WORD 里面：只要以.rtf 格式另存即可。
4、巧用“文檔比較”—解放你的雙手
Word中的“審閱”功能大家可能都知道了。通過(guò)點(diǎn)擊“修訂”按鈕，別人做的任何修改，都會(huì)留下痕跡。
如果對(duì)修改的內(nèi)容無(wú)異議，即可選擇“接受所有修訂”，一鍵搞定。
然而很多時(shí)候?qū)σ环輜ord文檔進(jìn)行多次修改，且很多人不善于使用“審閱”中的“修訂”功能，導(dǎo)致文檔被修改過(guò)很多次后想查找對(duì)哪些細(xì)節(jié)進(jìn)行過(guò)修改比較麻煩。
當(dāng)然word視圖功能中有“并排查看”功能，但是比起“比較”功能還是遜色很多。
有一次審閱合同，對(duì)合同的很多處細(xì)節(jié)做了修改，修改的過(guò)程沒(méi)有做任何標(biāo)記，很多天后合同發(fā)給對(duì)方簽署，對(duì)方要求將之前合同(word版)所有有過(guò)變動(dòng)的地方都標(biāo)記出來(lái)，以方便對(duì)方審核。
可是時(shí)間過(guò)去很久了，對(duì)方又要的急，所以就用到了“審閱”下的“比較”功能，很快的查找出了做過(guò)修改的各個(gè)細(xì)節(jié)，大大提升了工作效率。
這是“比較”功能的位置。
圖二：分別選擇原文檔和經(jīng)過(guò)修改過(guò)的文檔：
圖三：舉一個(gè)簡(jiǎn)單的小例子，很快就檢索出兩份文檔的任何區(qū)別。
5、巧用“通配符”—Wildcard
有時(shí)候Word文檔中有許多多余的空行需要?jiǎng)h除，這個(gè)時(shí)候我們可以完全可以用“查找替換”來(lái)輕松解決。
打開(kāi)“編輯”菜單中的“替換”對(duì)話框，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“高級(jí)”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會(huì)顯示“^p^p”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標(biāo)記”(一個(gè)“^p”)，再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪除。
這個(gè)替換的意思就是，將所有空兩行的地方，替換為空一行。
類(lèi)似地，你還可以多種通配符交叉使用，比如將所有的分行(^p)替換為制表符(^t)，如此一來(lái)，所有段落將變成一行，并且能直接粘貼進(jìn)Excel的一行內(nèi)，自動(dòng)分為不同的列。
其他的通配符還有很多，可以使用通配符來(lái)搜索多個(gè)單詞。
例如，使用星號(hào) (*) 通配符來(lái)搜索字符串(例如，輸入 s*d 會(huì)得出“sad”、“started”和“some other day”)。
如何使用通配符查找文本?
在“編輯”菜單上，指向“查找”，再單擊“高級(jí)查找和替換”
選中“使用通配符”復(fù)選框
在“特殊”彈出菜單上，單擊通配符，然后在“查找內(nèi)容”框中鍵入任何附加文字
單擊“查找下一個(gè)”
注意選中上方的“Use wildcard”(使用通配符)。
掌握了這些通配符，幾乎可以搜索查找替換word里任意條件的內(nèi)容。
比如，找所有句子與句子之間只有一個(gè)空格的地方(兩個(gè)空格為正常)。
輸入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]
6、雙擊分屏—炫酷小技巧
雙擊Word中右上角的小橫杠，輕松將頁(yè)面分為兩屏!
寫(xiě)文章時(shí)同時(shí)看前面的內(nèi)容，完全無(wú)壓力。
其實(shí)，小編覺(jué)得：Word里你會(huì)準(zhǔn)確地設(shè)置字體段落頁(yè)面，會(huì)用頁(yè)眉頁(yè)腳，會(huì)分節(jié)，打印之前知道預(yù)覽，知道怎么用宏，會(huì)生成目錄，你已經(jīng)打敗了超過(guò)90%的人。
Excel表格技巧
1.將文字顛倒順序
復(fù)制正常順序?qū)ο?rarr;在字體前加@→點(diǎn)擊向下旋轉(zhuǎn)文字→點(diǎn)擊自動(dòng)換行
2.制作打鉤方框
輸入"R"→設(shè)置字體為Wingdings2
3.給漢字標(biāo)注拼音
標(biāo)注拼音→輸入漢字→選擇拼音設(shè)置→居中→編輯拼音→輸入拼音→顯示拼音字符
4.插入帶音調(diào)的拼音
標(biāo)注帶音調(diào)的拼音→插入-符號(hào)→拉丁語(yǔ)擴(kuò)充-B→輸入帶音調(diào)的拼音(備注：動(dòng)圖中“們”應(yīng)為第二聲。)
5.用斜線分割單個(gè)單元格
選中對(duì)象→插入形狀(直線)→ALT+鼠標(biāo) 快速定位單元格邊角→F4 重復(fù)動(dòng)作，添加分割線→插入文本框→調(diào)整字體
6.隱藏不需要顯示區(qū)域
選中對(duì)象→Ctrl+1→點(diǎn)擊自定義→輸入;;;
7.分段顯示手機(jī)號(hào)碼
選中號(hào)碼→Ctrl+1→點(diǎn)擊自定義→輸入000-0000-0000
8.數(shù)據(jù)以萬(wàn)為單位顯示
選中對(duì)象→Ctrl+1→點(diǎn)擊自定義→輸入0!.0,"萬(wàn)"
9.對(duì)個(gè)案百分比排序
選中對(duì)象→排序→取消勾選數(shù)據(jù)包含標(biāo)題→選擇序列
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