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word文檔處理技巧五則解讀
作為 Office 套件的核心程序， Word 提供了許多易于使用的文檔創(chuàng)建工具，同時也提供了豐富的功能集供創(chuàng)建復雜的文檔使用。哪怕只使用 Word 應用一點文本格式化操作或圖片處理，也可以使簡單的文檔變得比只使用純文本更具吸引力。下面請看小編分享的word文檔處理技巧六則。
1、處理Word文檔的命令和技巧
用標題分割內容
創(chuàng)建大型Word文檔時，最好用標題把包含不同主題的頁面分割開來。使用標題方便閱讀者分層次閱讀文檔，使得他們能夠很容易地找到各個主題。
要格式化標題，最簡單的方法是使用樣式，比如默認標題樣式"標題1"、"標題2"等。用樣式格式化標題時，你可以很容易地得到文檔內容目錄。
要把樣式應用到標題，請先用鼠標選中標題文字，然后從"格式"工具條的"樣式"下拉列表框選擇樣式。如果你找不到自己想要的樣式，點擊樣式下拉列表的時候按住"Shift鍵"就可以顯示出完整的樣式清單。如果要把文字格式轉化成三種主要的標題樣式——"標題1"、"標題2"、"標題3"的話，你可直接使用鍵盤快捷方式，它們分別是："Ctrl+Alt+1"、"Ctrl+Alt+2"、"Ctrl+Alt+3"。
用默認樣式格式化標題的優(yōu)點之一在于它有生成內容目錄的能力。要生成內容目錄，你只需把光標移到要插入目錄的位置(通常是文檔開頭)，然后選擇菜單"插入/索引和目錄"，選擇"目錄"選項卡，點擊"確定"按鈕。Word將自動在光標所在位置插入一個目錄。
用結構圖快速導航
用樣式格式化文檔標題的另外一個優(yōu)點在于，我們可以方便地利用文檔結構圖進行快速導航。要查看文檔結構圖，請選擇菜單"視圖/文檔結構圖"，此時屏幕的左邊就會顯示出文檔的標題列表。點擊這個列表中的任意一個標題，文檔主編輯區(qū)就會自動轉到該標題所在位置。
如果你使用的是Word 2000，大型文檔既可以用內容目錄導航，也可以用文檔結構圖導航。內容目錄中的每一項都是指向文檔中相應標題的超級鏈接，點擊任意一項你就可以轉到文檔的相應部分。要快速返回文檔的開頭，你只要按下"Ctrl+Home"鍵即可。
導航大型文檔的另外一種方法是使用"編輯"菜單的"查找"功能查找特定的文字。例如，假設你要查找文檔中介紹"購機選擇"的那一部分，你可以直接搜索"購機選擇"這幾個字。倘若文檔中這幾個字出現(xiàn)次數(shù)不是很多，在"查找和替換"對話框中你可以點擊"查找"以及"查找下一次"按鈕查找單詞的下一次匹配，找到正確的位置之后點擊"取消"按鈕即可。
為圖形加上題注
當你在文檔中加入圖形和圖表時，不要忘了對它們進行編號并加上說明。在Word中，為圖形加上題注是很方便的：先選中圖形，然后選擇菜單"插入/題注"，在對話框中輸入對圖形的說明，最后點擊"確定"，Word將自動對圖形進行編號并加上說明。如果你以后在這個圖形之前加上了其他圖形，或者刪除了這個圖形之前的圖形，則Word將自動修改圖形編號。
如果你想要在文檔內部引用圖形的題注，你首先必須把題注轉換成圖文框。然后，把光標移到需要插入題注引用的地方，選擇菜單"插入/交叉引用"，從"引用類型"列表，選擇"圖表"，從"引用內容"列表選擇你想要的引用類型，在"引用哪一個題注"中選擇正確的題注，最后點擊"插入"按鈕�，F(xiàn)在文檔中插入了對指定圖形題注的引用。如果由于圖形的前面加上或者刪除了其他圖形而導致圖形編號改變，文檔將自動地進行相應的更新。
2、Word2000的六項重要設置
一.度量單位
word中的度量單位有厘米、毫米、磅(1厘米約等于28.35磅)、英寸和十二點活字(1個十二點活字等于12磅)五種�？稍�"工具→選項"的"常規(guī)"選項卡上選定使用哪一種度量單位。
"度量單位"下拉列表框的下面還有一個"使用字符單位"復選框，如果將其選中，無論選定了哪種度量單位，視圖標尺上的刻度值是"字符";"格式"→"段落"對話框的"縮進和間距"選項卡上"縮進"以"字符"來度量，"段前"、"段后"以"行"來度量。
二.取消word97不支持的功能
在"工具→選項"的"保存"選項卡上有一個"取消word97不支持的功能"的復選框。
一旦選中該復選框，就無法使用word97不支持的功能，如在表格單元格中插入表格的功能。具體表現(xiàn)為：當光標移入表格單元格中后，"表格→插入"選單下的"插入表格"命令以及表格工具欄上"插入表格"按鈕無法使用。
三.即點即輸
在"工具→選項"的"編輯"選項卡上有一個"即點即輸"選項區(qū)，共有兩項設置，即"啟用‘即點即輸'"復選框和"默認段落樣式"下拉列表框。需使用即點即輸功能，則應選中"啟用‘即點即輸'"復選框，然后在"默認段落樣式"下拉列表框中選定所需的段落樣式(缺省值為"正文")。
四.嵌入truetype字體
當文檔中包含某些特殊字體(一般電腦上不安裝的字體)，如office2000所帶的繁體字———mingliu，為了能在其它未裝特殊字體的電腦上能正常打開該文檔，可在文檔中嵌入truetype字體。方法是：將"工具→選項"的"保存"選項卡上的"嵌入truetype字體"復選框選中。
由于一個truetype字體文件的長度，小則數(shù)兆，大則十多兆，所以嵌入truetype字體后，文檔長度一般將增至數(shù)十兆，給編輯、使用帶來極大不便。如果再選中"只嵌入所用字符"復選框，則文檔的長度不會增大很多，但在其它電腦上不能編輯文檔中特殊字體部分的內容。
五.首行縮進
是否選用首行縮進功能，可在"段落"→"縮進和間距"→"特殊格式"下拉列表框中設定。如果不選用，則必須將"工具→自動更正"的"鍵入時自動套用格式"和"自動套用格式"選項卡上的"首行縮進"復選框取消。
如果選用首行縮進功能，則選中"工具"→"選項"對話框"常規(guī)"選項卡上的"使用字符單位"復選框。這樣"首行縮進"的距離值就以字符來度量，從而省略每次改變字體大小后，重新設定"度量值"的工作。
六.文檔網(wǎng)格
在"文件→頁面設置→文檔網(wǎng)格"選項卡上有四種選擇，即："無網(wǎng)格"、"只指定行網(wǎng)格"(默認)、"指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格"和"文字對齊字符網(wǎng)格"。用戶可以根據(jù)編輯文檔的類型，選用其中的某一種。
編輯普通文檔時，宜選擇"無網(wǎng)格"。這樣能使文檔中所有段落樣式文字的實際行間距均與其樣式中的規(guī)定一致。
編輯圖文混排的長文檔時，則應選擇"指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格"。否則重新打開文檔時，會出現(xiàn)圖件不在原處的情況。
3、利用Word 2000閱讀電子文檔
時下隨著大量免費電子郵件雜志的涌現(xiàn)，中文讀書軟件逐漸流行起來，如ReadBook、e-book之類。這些讀書軟件有一個普遍的共同點：就是支持多種格式的文檔，并且可以自由設定自動滾屏以方便閱讀。其實Word 2000比起這些軟件來毫不遜色，現(xiàn)在讓我們看一看如何把Word 2000變成一款"讀書軟件"。
第一步：打開將要閱讀的文檔，選擇[工具]菜單中的[選項]命令，然后單擊[常規(guī)]標簽，在"常規(guī)選項"中將"藍底白字"選上。這樣做利于消除眼睛疲勞，事實上許多讀書軟件也是這么做的，如ReadBook。
第二步：單擊[視圖]菜單中的[網(wǎng)絡線]命令，這時屏幕上便出現(xiàn)等間距的坐標線，這樣做的目的是為了便于閱讀。
第三步：選擇[工具]菜單中的[自定義]命令，在彈出的[自定義]對話框中單擊[命令]標簽，在"類別"一欄中選擇"所有命令"并用鼠標在"命令"一欄中將"AutoScroll"拖至工具欄中任一位置，這時出工具欄上便會出現(xiàn)"自動滾動"快捷按鈕，只需點擊一下，鼠標便會在屏幕右側的垂直滾動條中變成一上一下的兩個"▲"和"▼"。
向上輕移鼠標，便可實現(xiàn)自動向上卷屏;同理，向下移動便可實現(xiàn)自動向下卷屏。離垂直滾動條頂端或底端越近，卷屏速度越快;離滾動條中點越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢讀文章了，悠哉樂哉!讀到精彩之處，想要停下來細看怎么辦?沒關系，隨便點一下鼠標就會停下來，要繼續(xù)則再次按下該快捷按鈕即可。今天讀不完，可以選擇[插入]菜單中的[書簽]命令做個書簽，保存起來留作下次讀書時備用。
怎么樣，這款"讀書軟件"還夠格的吧?事實上我寧愿用Word 2000來讀書，不僅因為它的實質性功能一點兒都不比專業(yè)的讀書軟件差，還因為它所支持的文檔格式相對于平常的讀書軟件要多得多，而且如果文檔中含有圖片或背景音樂，Word 2000照樣支持，平常的讀書軟件則顯得無能為力。使用Word 2000的另一大理由是它還支持BIG5碼。
4、巧用格式刷快速設置段落和文字格式
在WORD的常用工具欄中有一個"格式刷"按鈕，它的功能就是將某一段落和文字的排版格式復制給另一段落和文字。因此通過格式刷可以實現(xiàn)以某一段落或某幾個文字的排版格式為藍本，將其它段落或文字均設置成此格式。方法是：對于段落，先將光標停在源段落(藍本)，然后點格式刷按鈕，此時鼠標指針變成一把小刷子，這時只需將刷子在目標段落上單擊一下，目標段落格式便與源段落格式變成一致;對于文字，先將源文字標記成塊，然后點格式刷按鈕，此時鼠標指針變成一把刷子，這時只需將目標文字標記成塊，則目標文字的格式與源文字變成一致。但這樣每次只能刷一次，若在點"格式刷"按鈕時雙擊，使其處于被按下的狀態(tài)，則可以接連刷若干次，(要取消格式光標時，只需按ESC鍵或再次單擊"格式刷"按鈕)這對于要將多個格式比較復雜、位置比較分散的段落或文字的格式設成一致時，效率很高，免去了重復為每一個對象設置格式的麻煩。另外有興趣的朋友可鉆研一下"樣式"，利用它也可省去不少重復的操作。
5、利用矩形區(qū)域塊(列塊)完成一些特殊功能
在WORD中要將文字、段落標記成塊，可能大多數(shù)用戶已經(jīng)很熟練，可還有一個有用功能未必大家都知道，那就是標記矩形區(qū)域塊，方法是：先按ALT鍵不放，然后按住鼠標左鍵在文檔區(qū)內畫一個矩形區(qū)域，即可標記一個矩形塊。然后對這個塊可像其它塊一樣進行各種塊操作。這種方式在文檔內容需要以列塊方式操作時很有用。例如當文檔內容中含有多個列數(shù)據(jù)(但又不宜采用表格)，需要對各列進行移動、復制或改變列的間距等操作時。
6、Word2000中樣式的使用
Word提供了多種可供選擇的樣式。但是有時你可能需要創(chuàng)建新的樣式，或者更改所需的外觀。在創(chuàng)建新樣式時，你可以指定是否將它應用到段落或字符中。另外，為樣式指定一個描述其結果的簡短、描述性名稱，可以使你和其他人在使用該樣式時能夠回想起其結果。要更改樣式，你可以調整已有樣式的格式設置。
(1).創(chuàng)建新樣式
①選定要將其格式保存為樣式的文本。
�、趩螕�"格式"菜單,單擊"樣式"，然后單擊新建。
�、坻I入簡短的、描述性名稱。
�、軉螕�"樣式類型"下拉箭頭，然后單擊"段落"，在樣式中包括所選文本的行距和頁邊距，或者單擊"字符"，在樣式中只包括格式，例如字體、字號和粗體。
�、輪螕�"后續(xù)段落樣式"下拉箭頭，然后單擊要在使用了該新樣式的段落后將應用的樣式名稱。
�、迒螕�"添至模板"復選框，將新樣式保護到當前模板中。
⑦單擊"確定"。
�、鄦螕�"應用"或"關閉"。
瀏覽不同的樣式列表。
在查看樣式對話框中的樣式列表時，你可以選擇要查看的樣式類型：正在使用的樣式，所有樣式和用戶定義的樣式。在樣式列表框中顯示的樣式將基于所選的選項。
(2).更改老樣式
①單擊"格式"菜單,然后單擊"樣式"。
②單擊要更改的樣式。
�、蹎螕�"更改"。
④單擊格式，然后單擊要更改的格式類型。
a、要更改字符"格式",例如字體類型和粗體,你可以單擊字體。
b、要更改行距和縮進，你可以單擊段落。
�、葸x擇所需的格式選項，然后單擊確定。
⑥檢查預覽框，預覽樣式描述。進行所需的格式更改。
�、邌螕�"確定"。
�、鄦螕�"應用"或"關閉"。
提示：
使用樣式節(jié)省時間。
一旦你用樣式設置了文檔格式，你就可以快速嘗試使用不同的外觀。更改每個樣式，然后查看自動更改的帶有該樣式的所有文本。
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