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會(huì)計(jì)檔案保管期限延至30年 新規(guī)1月1日起已正式施行
1 月11日消息(記者孫瑩 實(shí)習(xí)記者丁玉格)據(jù)中國(guó)之聲《央廣新聞》報(bào)道，因在案件辦理過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案被依法銷毀，導(dǎo)致案件事實(shí)難以查清，去年10月，北京朝陽(yáng)法院向財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)出司法建議，建議修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。日前，財(cái)政部、國(guó)家檔案局復(fù)函法院，已根據(jù)建議將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿最低保管期限延長(zhǎng)至30年，新規(guī)已于1月1日正式施行。
2013年7月，北京龍輝技術(shù)經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)有限公司以拖欠建設(shè)工程款為由將工商銀行九龍山支行訴至北京朝陽(yáng)法院。雙方爭(zhēng)議的聯(lián)建工程是1995年 -1997年期間建設(shè)的，案件審理過(guò)程中，涉案工程款的相關(guān)付款憑證因滿足《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的銷毀條件已被銷毀，導(dǎo)致案件事實(shí)難以查明、相關(guān)司法鑒定亦因缺失重要證據(jù)材料而困難重重。
針對(duì)這一問(wèn)題，去年10月，北京朝陽(yáng)法院向財(cái)政部、國(guó)家檔案局、中國(guó)人民銀行分別發(fā)送司法建議，建議修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，將會(huì)計(jì)檔案保管期限比照民事訴訟最長(zhǎng)訴訟時(shí)效延長(zhǎng)至20年，同時(shí)建議細(xì)化會(huì)計(jì)檔案交接流程、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案銷毀制度、加快推進(jìn)電子檔案長(zhǎng)久保存，以便發(fā)生糾紛時(shí)分清責(zé)任、預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)。
近日，財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合復(fù)函法院，表示在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂過(guò)程中，收到了北京朝陽(yáng)法院的司法建議，已經(jīng)采納法院相關(guān)建議，修訂了1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，修訂后的《辦法》，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等主要會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限延長(zhǎng)至30年。
《辦法》在修訂過(guò)程中，主要有四大變化：
一、將會(huì)計(jì)檔案定期保管期限調(diào)整為10年、30年兩類。
二、明確電子會(huì)計(jì)檔案的合法地位。新《辦法》規(guī)定，在會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，對(duì)符合電子檔案條件的會(huì)計(jì)檔案，可通過(guò)電子檔案形式保存，降低管理成本;
三、明確會(huì)計(jì)檔案交接程序和要求。
四、完善會(huì)計(jì)檔案銷毀流程和要求。《辦法》明確，保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需單獨(dú)抽出立卷、電子檔案需單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管至未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序及要求進(jìn)行了明確和規(guī)范。
案件回顧：
1995年11月6日，龍輝公司與工商銀行九龍山支行簽訂《聯(lián)建協(xié)議》，約定由龍輝公司建設(shè)某房屋工程(以下簡(jiǎn)稱“涉案工程”)，工商銀行九龍山支行承擔(dān)建設(shè)資金。后，雙方因涉案工程款是否足額支付等問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)議。
2013年7月，龍輝公司將工商銀行九龍山支行訴至北京朝陽(yáng)法院，稱其早已依約履行了涉案工程交付使用的義務(wù)，但工商銀行九龍山支行僅累計(jì)向其支付了1700萬(wàn)元工程款，要求支付其余的工程款本金及利息1900余萬(wàn)元。工商銀行九龍山支行辯稱已按約定向龍輝公司支付工程款共計(jì)3090萬(wàn)元，并在舉證時(shí)表示，其保存的涉案工程款相關(guān)付款憑證因滿足《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的銷毀條件，已被銷毀，故無(wú)法提交部分付款憑證、記賬憑證。
為查明工商銀行九龍山支行支付涉案工程款的實(shí)際情況，朝陽(yáng)法院特委托會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)該行實(shí)際支付涉案工程款數(shù)額進(jìn)行了司法鑒定。會(huì)計(jì)師事務(wù)所在鑒定過(guò)程中要求工商銀行九龍山支行提交相關(guān)記賬憑證，但因已經(jīng)銷毀，無(wú)法提供。故會(huì)計(jì)師事務(wù)所只能根據(jù)雙方當(dāng)事人提交的現(xiàn)存的進(jìn)賬單、分戶賬賬本、支票材料等進(jìn)行鑒定，并出具鑒定意見(jiàn)：無(wú)法認(rèn)定工商銀行九龍山支行向龍輝公司支付了3090萬(wàn)元的工程款，僅能確定已支付涉案工程款1700萬(wàn)元。
最終，在法院主持下，雙方于2015年8月達(dá)成調(diào)解，工商銀行九龍山支行支付龍輝公司工程款1500萬(wàn)元。
主審法官陳曉東指出，在這種會(huì)計(jì)檔案作為案件關(guān)鍵證據(jù)被“合法”銷毀的情況下，因當(dāng)事人無(wú)法就其主張?zhí)峁┯辛ψC據(jù)，一定程度上，案件查明將會(huì)受到阻礙，有些案件甚至不得不啟動(dòng)司法鑒定程序，這不僅會(huì)導(dǎo)致案件審理周期延長(zhǎng)，還會(huì)因案件事實(shí)難以查清、責(zé)任主體難以認(rèn)定等問(wèn)題引發(fā)實(shí)體上的不公正。因此，修訂會(huì)計(jì)檔案保管期限，使之契合民事案件最長(zhǎng)訴訟時(shí)效十分必要。
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