商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信
引導(dǎo)語(yǔ)：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信已成為對(duì)外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動(dòng)中最常用也最有效的通訊手段之一。但是商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信到底是什么呢?下面就由YJBYS的小編帶大家一起了解商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信吧。希望能為大家?guī)?lái)幫助。
一、格式介紹
商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易時(shí)所使用的通信。它包括書(shū)信、電報(bào)、電話、電傳、報(bào)告書(shū)、明信片等。商務(wù)英語(yǔ)書(shū)信，一般都要求用打字機(jī)或電腦整齊地打印，左邊各行開(kāi)頭垂直的，稱(chēng)為垂直式或齊頭式(Block style)，美國(guó)常用這種格式;每段的第一個(gè)詞縮進(jìn)去，稱(chēng)為縮進(jìn)式或鋸齒式(indented style)，英國(guó)常用此格式。垂直式的職務(wù)及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國(guó)公司，已普遍采用。
1、信頭(Heading)
指發(fā)信人的姓名(單位名稱(chēng))、地址和日期。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱(chēng)、地址、電話號(hào)碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫(xiě)上寫(xiě)信日期就可以了。英文地址的寫(xiě)法與中文完全不同，地址的名稱(chēng)按從小到大的順序：第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼和街名;第二行寫(xiě)縣、市、省、州、郵編、國(guó)名;然后再寫(xiě)日期。關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫(xiě)日期的時(shí)候。日期的寫(xiě)法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997(最為普遍);July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可寫(xiě)成97。
2、信內(nèi)地址(Inside Address)
在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中則不能。將收信人的姓名、地址等寫(xiě)在信頭日期下方的左角上，要求與對(duì)信頭的要求一樣，不必再寫(xiě)日期，稱(chēng)為信內(nèi)地址(Inside address)。信內(nèi)地址的寫(xiě)法也有垂直式和縮進(jìn)式之分，垂直式或稱(chēng)美國(guó)式將各行并列，縮進(jìn)式或稱(chēng)英國(guó)式將各行依次退縮。此外，在美國(guó)還流行一種普通收信人地址的寫(xiě)法，就是在書(shū)信的Inside Address中，把門(mén)牌號(hào)和街名都省略掉。
3、稱(chēng)呼(Salutation)
是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱(chēng)呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫(xiě)起，在稱(chēng)呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式)，也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。
(1)寫(xiě)給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱(chēng)呼或直稱(chēng)其名(這里指名字，不是姓氏)。例如：My dear father，Dear Tom等。
(2)寫(xiě)給公務(wù)上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。
(3)寫(xiě)給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱(chēng)、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。在英文書(shū)信中要使用敬語(yǔ)，最普遍的敬語(yǔ)是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英國(guó)人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的縮寫(xiě))，不過(guò)在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr. Mmes.(Madam的復(fù)數(shù)形式)，用于二個(gè)女士以上。Messrs(Mr的復(fù)數(shù)形式)用于二個(gè)以上的男人，或用于二個(gè)以上的男人組成的公司或團(tuán)體。在英國(guó)式英文信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加縮寫(xiě)句點(diǎn)，相反地趨向于進(jìn)步自由的美語(yǔ)反而加縮寫(xiě)句點(diǎn)如Mr., Mrs., Messrs.。
4、正文(Body of the Letter)
正文的位置在稱(chēng)呼語(yǔ)下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書(shū)信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個(gè)字母為宜，每段第二行從左面頂格寫(xiě)起，這就是縮進(jìn)式。但美國(guó)人寫(xiě)信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫(xiě)起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫(xiě)法。
5、結(jié)束語(yǔ)(Complimentary Close)
在正文下面的一、二行處，從信紙的中間偏右處開(kāi)始，第一個(gè)詞開(kāi)頭要大寫(xiě)，句末用逗號(hào)。不同的對(duì)象，結(jié)束語(yǔ)的寫(xiě)法也不同。
(1)寫(xiě)業(yè)務(wù)信函用Truely yours(Yours truely)，F(xiàn)aithfully yours(Yours faithfully)等;
(2)對(duì)上級(jí)、長(zhǎng)輩用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfullyyours)等。
書(shū)信結(jié)尾客套語(yǔ)(complimentary close)有多種，相當(dāng)于我國(guó)書(shū)信在結(jié)尾時(shí)使用的"敬禮"、"致敬"、"順安"等句。最為典型的美國(guó)式寫(xiě)法是Sincerely和Best regards，典型的英國(guó)式表達(dá)有Yours sincerely(熟人或知道對(duì)方姓名)，Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。
6、簽名(Signature)
低于結(jié)束語(yǔ)一至二行，從信紙中間偏右的地方開(kāi)始，在結(jié)束語(yǔ)的正下方，在簽完名字的
下面還要有用打字機(jī)打出的名字，以便識(shí)別。職務(wù)、職稱(chēng)可打在名字的下面。
二、格式模板：
1. 全齊頭式(full block style)
全齊頭式的英文書(shū)信，要求將信頭、收信人的姓名、信內(nèi)地址等以及正文(包括每段起行)、結(jié)束語(yǔ)和簽名均靠左邊齊頭對(duì)齊
2. 齊頭式(block style)
齊頭式的英文書(shū)信， 除了信頭、結(jié)束語(yǔ)和簽名放在右邊外，要求將收信人的姓名、地址等以及正文(包括每段起行)均靠左邊齊頭對(duì)齊
3. 縮進(jìn)式 (indented style)
縮進(jìn)式的英文書(shū)信，信頭、信內(nèi)地址的每行文字均比上行向右縮進(jìn)一兩個(gè)字母，正文的每段文字的首行也向右縮進(jìn)四個(gè)字母，簽名打印時(shí)也應(yīng)該比結(jié)束語(yǔ)縮進(jìn)三四個(gè)字母
4. 混合式 (modified block style)
混合式也稱(chēng)折衷式或稱(chēng)半齊頭式(semi-block style)�；旌鲜降挠⑽臅�(shū)信，信頭、結(jié)束語(yǔ)和簽名放在右邊，每行文字齊頭;信內(nèi)地址各行文字及稱(chēng)謂左邊齊頭;正文每段起行向右縮進(jìn)四五個(gè)字母
商務(wù)英語(yǔ)信函的信封格式(superscription)
商務(wù)英語(yǔ)信函的信封格式包括寄信人的姓名、地址，受信人的姓名、地址以及投遞說(shuō)明和所需附注的說(shuō)明等。商務(wù)信函的信封的書(shū)寫(xiě)要求，一是要準(zhǔn)確;二是要清楚;三是要美觀。一般來(lái)講，寫(xiě)信人的姓名和地址放在信封的左上角;收信人的姓名和地址寫(xiě)在信封的中央偏右偏下的地方;郵票貼在右上角。信封寫(xiě)法最好跟信內(nèi)姓名地址的格式保持一致，有齊頭式和縮進(jìn)式多種寫(xiě)法。
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