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大學生考證：全國計算機二級Access考試技巧
計算機二級ACCESS考試為全國計算機等級考試中的一個科目，Access 2010是Microsoft Office 2010辦公套件中的一個重要組件。那么怎樣能順利通過呢？下面是小編幫大家整理的大學生考證：全國計算機二級Access考試技巧，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
大學生考證：全國計算機二級Access考試技巧 1
一、排序記錄
一般情況下，在向表輸入數(shù)據(jù)時，人們不會有意安排輸入數(shù)據(jù)的先后順序，而是只考慮輸入的方便性，按照數(shù)據(jù)到來的先后順序輸入。例如，在登記學生選課成績時，哪一個學生的成績先出來，就先輸入哪一個，這符合實際情況和習慣。但若要從這些雜亂的數(shù)據(jù)中查找需要的數(shù)據(jù)就不方便了。為了提高査找效率，需要重新整理數(shù)據(jù)，對此最有效的方法是對數(shù)據(jù)進行排序。
1.排序規(guī)則
排序是根據(jù)當前表中的一個或多個字段的值對整個表中的所有記錄進行重新排列。排序時可按升序，也可按降序。排序記錄時，不同的字段類型，排序規(guī)則有所不同，具體規(guī)則如下：
(1)英文按字母順序排序，大、小寫視為相同，升序時按A到Z排列，降序時按Z到A排列。
(2)中文按拼音字母的順序排序，升序時按A到Z排列，降序時按Z到A排列。
(3)數(shù)字按數(shù)字的大小排序，升序時從小到大排列，降序吋從大到小排列。
(4)日期和時間字段，按日期的先后順序排序，升序時按從前向后的順序排列，降序時按從后向前的順序排列。
排序時，要注意以下幾點：
(1)對于文本型的字段，如果它的取值有數(shù)字，那么Access將數(shù)字視為字符串。因此，排序時是按照ASCII碼值的大小排列，而不是按照數(shù)值本身的大小排列。如果希望按其數(shù)值大小排列，則應在較短的數(shù)字前面加零。例如，希望文本字符串“5”、“6”、“12”按升序排列，如果直接排列，那么排序的結(jié)果將是“12”、“5”、“6”，這是因為“1”的ASCII碼小于“5”的ASCII碼。要想實現(xiàn)所需要的升序順序，應將3個字符串改為“05”、“06”、“12”。
(2)按升序排列字段時，如果字段的值為空值，則將包含空值的記錄排列在列表中的第1條。
(3)數(shù)據(jù)類型為備注、超級鏈接或OLE對象的字段不能排序。
(4)排序后，排序次序?qū)⑴c表一起保存。
2.按一個字段排序
按一個字段排序記錄，可以在“數(shù)據(jù)表”視圖中進行。
例2.31 在“學生”表中，按“學生編號”升序排列。操作歩驟如下：
(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學生”表，單擊“學生編號”字段所在的列。
(2)單擊工具欄中的“升序”按鈕。
執(zhí)行上述操作步驟后，就可以改變表中原有的排列次序，而變?yōu)樾碌拇涡�。保存表時，將同時保存排序結(jié)果。
3.按多個字段排序
在Access中，不僅可以按一個字段排序記錄，也可以按多個字段排序記錄。按多個字段進行排序時，首先根據(jù)第一個字段按照指定的順序進行排序，當?shù)谝粋�字段具有相同值時，再按照第二個字段進行排序，以此類推，直到按全部指定的字段排好序為止。按多個字段排序記錄的方法有兩種，一種是使用“數(shù)據(jù)表”視圖實現(xiàn)排序，另一種是使用“篩選”窗口來完成排序。
例2.32 在“學生”表中按“性別”和“年齡”兩個字段升序排序。使用“數(shù)據(jù)表”視圖進行排序的操作歩驟如下：
(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學生”表。選擇用于排序的“性別”和“年齡”兩個字段的字段選定器。
(2)單擊工具欄中的“升序”按鈕。
從結(jié)果可以看出，Access先按“性別”排序，在性別相同的情況下再按“年齡”從小到大排序。因此，按多個字段進行排序，必須注意字段的先后順序。
若要取消對記錄的排序，則將鼠標指向記錄內(nèi)容后單擊鼠標右鍵，然后從打開的快捷菜單中選擇“取消篩選排序”命令即可。
使用“數(shù)據(jù)表“視圖按兩個字段排序雖然簡單，但它只能使所有字段都按同一種次序排序，而且這些字段必須相鄰，如果希望兩個字段按不同的次序排序，或者按兩個不相鄰的字段排序，就必須使用“篩選”窗口。
例2.33 在“學生”表中先按“性別”升序排列，再按“入校日期”降序排列。操作步驟如下：
(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學生”表。單擊“記錄”菜單中的.“篩選”命令，然后從級聯(lián)菜單中選擇“高級篩選/排序”命令，打開“篩選”窗口 。
“篩選”窗口分為上、下兩部分。上半部分顯示了被打開表的字段列表。下半部分是設計網(wǎng)格，用來指定排序字段，排序方式和排序條件。
(2)用鼠標單擊設計網(wǎng)格中第1列字段行右側(cè)的向下箭頭按鈕，從打開的列表中選擇“性別”字段，然后用同樣的方法在第2列的字段行上選擇“入校日期”字段。
(3)單擊“性別”的“排序”單元格，單擊右側(cè)向下箭頭按鈕，并從打開的列表中選擇“升序”;使用同樣的方法在“入校日期”的“排序”單元格中選擇“降序”
(4)單擊工具欄上的“應用篩選”按鈕，這時Access會按上面的設置排序“學生”表中的所有記錄。
在指定排序次序以后，單擊“記錄”菜單中的“取消篩選/排序”命令，可以取消所設置的排序順序。
二、替換數(shù)據(jù)
在操作數(shù)庫表時，如果要修改多處相同的數(shù)據(jù)，可以使用Access的替換功能，自動將査找到的數(shù)據(jù)更新為新數(shù)據(jù)。
1.替換指定內(nèi)容
在Access中，通過使用“査找和替換”對話框可以在指定的范圍內(nèi)將指定查找內(nèi)容的所有記錄或某些記錄替換為新的內(nèi)容。
例2.30 査找“教師”表中“政治面目”為“團員”的所有記錄，并將其值改為“黨員”。操作步驟如下：
(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“教師”表，單擊“政治面目”字段選定器。
(2)單擊“編輯”菜單中的“替換”命令，打開“査找和替換”對話框。
(3)在“査找內(nèi)容”框中輸入“團員”，然后在“替換為”框中輸入“黨員”，在“査找范圍”框中確保選中當前字段，在“匹配”框中，確保選中“整個字段”。
(4)如果一次替換一個，單擊“査找下一個”按鈕，找到后，單擊“替換”按鈕。如果不替換當前找到的內(nèi)容，則繼續(xù)單擊“査找下一個”按鈕。如果要一次替換出現(xiàn)的全部指定內(nèi)容，則單擊“全部替換”按鈕。這里單擊“全部替換”按鈕，這時屏幕將顯示一個提示框，提示進行替換操作后將無法恢復，詢問是否要完成替換操作。
(5)單擊“是”按鈕，進行替換操作。
2.更改默認設置
在進行查找和替換操作時，有時希望以全字匹配方式搜索當前字段;有時則希望搜索所有字段，并且只需符合字段的任一部分即可;而有時則要搜索與當前字段起始字符匹配的數(shù)據(jù)，這時可以通過更改系統(tǒng)默認設置來實現(xiàn)。更改系統(tǒng)默認設置的具體操作步驟如下：
(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，打開“選項”對話框。
(2)單擊“編輯/査找”選項卡。
在“默認査找/替換方式”選項組中，單擊所需的單選按鈕。其中，選擇“快速搜索”將以全字匹配方式搜索當前字段。選擇“常規(guī)搜索”將搜索所有字段，并且只需符合字段的任一部分即可。選擇“與字段起始處匹配的搜索”則搜索當前字段并且與字段起始字符匹配。
(4)單擊“確定”按鈕。
三、篩選記錄
使用數(shù)據(jù)庫表時，經(jīng)常需要從眾多的數(shù)據(jù)中挑選出一部分滿足某種條件的數(shù)據(jù)進行處理。例如，在“教師”表中，不應包含離退休教師，需要從教師表中刪除。又如，評獎學金時，需要從“選課成績”表中找出符合條件的學生。
Access提供了4種篩選記錄的方法，分別是按選定內(nèi)容篩選、按窗體篩選、按篩選目標篩選以及高級篩選�！鞍催x定內(nèi)容篩選”是一種最簡單的篩選方法，使用它可以很容易地找到包含某字段值的記錄;“按窗體篩選”是一種快速的篩選方法，使用它不用瀏覽整個表中的記錄，還可以同時對兩個以上字段值進行篩選;“按篩選目標篩選”是一種較靈活的方法，根據(jù)輸入的篩選條件進行篩選;“高級篩選”可進行復雜的篩選，挑選出符合多重條件的記錄。
經(jīng)過篩選后的表，只顯示滿足條件的記錄，而那些不滿足條件的記錄將被隱藏起來。
1.按選定內(nèi)容篩選
例2.34 在“學生”表中篩選出來自“湖北武漢”的學生。操作歩驟如下：
(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學生”表，單擊“簡歷”字段列任一行。
(2)執(zhí)行“編輯”菜單中的“查找”命令，并在“查找內(nèi)容”框中輸入“湖北武漢”，然后單擊“查找下一個”按鈕。也可以直接在表中“簡歷”字段列中找到該值并選中。
(3)單擊工具欄上的“按選定內(nèi)容篩選”按鈕。
這時，Access將根據(jù)所選的內(nèi)容篩選出相應的記錄。使用“按選定內(nèi)容篩選”，首先要在表中找到一個在篩選產(chǎn)生的記錄中必須包含的值。如果這個值不容易找，最好不使用這種方法。
2.按窗體篩選
按窗體篩選記錄時，Access將數(shù)據(jù)表變成一個記錄，并且每個字段是一個下拉列表，用戶可以從每個下拉列表中選取一個值作為篩選的內(nèi)容。如果選擇兩個以上的值，還可以通過窗體底部的“或”標簽來確定兩個字段值之間的關(guān)系。
例2.35 將“學生”表中男生團員篩選出來。操作步驟如下：
(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學生”表。單擊工具欄上的“按窗體篩選”按鈕，切換到“按窗體篩選”窗口。
(2)單擊“性別”字段，并單擊右側(cè)向下箭頭按鈕，從下拉列表中選擇“男”，單擊“團員否”字段中的復選框。
(3)單擊工具欄上的“應用篩選”按鈕執(zhí)行篩選。
3.按篩選目標篩選
“按篩選目標篩選”的方法是在“篩選目標”框中輸入篩選條件來査找含有該指定值或表達式值的所有記錄。
例2.36 在“選課成績”表中篩選60分以下的學生。操作步驟如下：
(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學生”表。
(2)將鼠標放在“成績”字段列的任一位置，然后單擊鼠標右鍵，打開快捷菜單。
(3)在“篩選目錄”框中輸入“<60”。按Enter鍵。
這樣，便可獲所需的記錄。
4.高級篩選
前畫介紹的3種方法是篩選記錄中最容易的方法，篩選的條件單一，操作非常簡單。但在實際應用中，常常涉及比較復雜的篩選條件。例如，找出1992年參加工作的男教師。此時使用“篩選”窗口，可以更容易地實現(xiàn)。使用“篩選”窗口不僅可以篩選出滿足復雜條件的記錄，還可以對篩選的結(jié)果進行排序。
例2.37 査找1992年參加工作的男教師，并按“系別”升序徘序。具體操作如下：
(1)打開“教師”表。單擊“記錄”菜單中的“篩選”命令，然后從其級聯(lián)菜單中選擇“高級篩選/排序”命令，打開“篩選”窗口。
(2)單擊設計風格中第1列“字段”行，并單擊右側(cè)的向下箭頭按鈕，從打開的列表中選擇“性別”字段，然后用同樣的方法在第2列的“字段”行上選擇“工作時間”字段，在第3列的“字段”行上選擇“系別”字段。
(3)在“性別”的“條件”單元格中輸入篩選條件“男”，在“工作時間”的“條件”單元格中輸入條件“Between #1992-01-01# And #1992-12-31#”。條件的書寫方法，將在后面的章節(jié)中詳細介紹。
(4)單擊“系別”的“排序”單元格，單擊右側(cè)向下箭頭按鈕，從打開的列表中選擇“升序”。
(5)單擊工具欄上的“應用篩選”按鈕 執(zhí)行篩選。
四、修改表結(jié)構(gòu)
修改表結(jié)構(gòu)的操作主要包括增加字段、刪除宇段、修改字段、重新設置主鍵等。
1.添加字段
在表中添加一個新字段不會影響其它字段和現(xiàn)有數(shù)據(jù)。但利用該表建立的査詢、窗體或報表，新字段不會自動加入，需要手工添加上去。
可以使用兩種方法添加字段。第一種是用表“設計”視圖打開需要添加字段的表，然后將光標移動到要插入新字段的位置，單擊工具欄上的“插入行”按紐，在新行的“字段名稱”列中輸入新字段名稱，確定新字段數(shù)據(jù)類型。第二種是用“數(shù)據(jù)表”視圖打開需要添加字段的表，然后選擇“插入”菜單中的“列”命令，再雙擊新列中的字段名“字段1”，為該列輸入唯一的名稱。
2.修改字段
修改字段包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、說明、屬性等。在“數(shù)據(jù)表”視圖中，只能修改字段名，如果要改變其數(shù)據(jù)類型或定義字段的屬性，需要切換到“設計”視圖進行操作。具體方法是用表“設計”視圖打開需要修改字段的表，如果要修改某字段名稱，在該字段的“字段名稱”列中，單擊鼠標左鍵，然后修改字段名稱;如果要修改某字段數(shù)據(jù)類型，單擊該字段“數(shù)據(jù)類型”列右側(cè)向下箭頭按鈕，然后從打開的下拉列表中選擇需要的數(shù)據(jù)類型。
在Access中，“數(shù)據(jù)表”視圖中字段列頂部的名稱可以與字段的名稱不相同。因為“數(shù)據(jù)表”視圖中字段列頂部顯示的名稱來自于該字段的“標題”屬性。如果“標題”屬性中為空白，“數(shù)據(jù)表”視圖中字段列頂部將顯示對應字段的名稱。如果“標題”屬性中輸入了新名稱，該新名稱將顯示在“數(shù)據(jù)表”視圖中相應字段列的頂部。
3.刪除字段
與添加字段操作相似，刪除字段也有兩種方法。第一種是用表“設計”視圖打開需要刪除字段的表，然后將光標移到要刪除字段行上;如果要選擇一組連續(xù)的字段，可將鼠標指針拖過所選字段的字段選定器;如果要選擇一組不連續(xù)的字段，可先選中要刪除的某一個字段的字段選定器，然后按下Ctrl鍵不放，再單擊每一個要刪除字段的字段選定器，最后單擊工具欄上的“刪除行”按鈕。第二種是用“數(shù)據(jù)表”視圖打開需要刪除字段的表，選中要刪除的字段列，然后選擇“編輯”菜單中“刪除列”命令。
4.重新設置主鍵
如果已定義的主鍵不合適，可以重新定義。重新定義主鍵需要先刪除已定義的主鍵，然后再定義新的主鍵，具體橾作歩驟如下：
(1)使用“設計”視圖打開需要重新定義主鍵的表。
(2)單擊主鍵所在行字段選定器，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕。完成此步操作后， 系統(tǒng)將取消以前設置的主鍵。
(3)單擊要設為主鍵的字段選定器，然后單擊工具攔上的“主鍵”按鈕，這時主鍵字段選定器上顯示一個“主鍵”圖標，表明該字段是主鍵字段。
五、維護表
隨著數(shù)據(jù)庫的不斷使用，也需要增加一些內(nèi)容或刪除一些內(nèi)容，這樣表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容都會發(fā)生變化。為了使數(shù)據(jù)庫中表結(jié)構(gòu)更合理， 內(nèi)容更新、使用更有效，需要經(jīng)常對表進行維護。
打開和關(guān)閉表
表建立好以后，細果需要，可以對其進行修改。例如，修改表的結(jié)構(gòu)、編輯表中的數(shù)據(jù)，瀏覽表中的記錄等，在進行這些操作之前，要打開相應的表;完成操作后，要關(guān)閉表。
1.打開表
在Access中，可以在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開表，也可以在“設計”視圖中打開表。
例2.21 在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開“學生”表，操作步驟如下：
(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“表”對象。
(2)單擊“學生”表名稱，然后單擊“打開”按鈕;或直接雙擊要打開表的名稱。此時，Access打開所需的表。
在“數(shù)據(jù)表”視圖下打開表以后，可以在該表中輸入新的數(shù)據(jù)、修改已有的數(shù)據(jù)、刪除不需要的數(shù)據(jù)，添加字段、刪除字段或修改字段。如果要修改字段的數(shù)據(jù)類型或?qū)傩�，應當使用工具欄上的“視圖”按鈕切換到“設計”視圖，或在“設計”視圖中打開表。
在“設計”視圖中打開“學生”表，操作步驟如下：
(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“表”對象。
(2)單擊“學生”表，然后單擊“設計”按鈕。
此時，也可以單擊工具欄上的“視圖”按鈕切換到“數(shù)據(jù)表”視圖。
2.關(guān)閉表
表的操作結(jié)束后，應該將其關(guān)閉。無論表是處于“設計”視圖狀態(tài)，還是處于“數(shù)據(jù)表”視圖狀態(tài)，單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令或單擊窗口的“關(guān)閉窗口”按鈕都可以將打開的表關(guān)閉。在關(guān)閉表時，如果曾對表的結(jié)構(gòu)或布局進行過修改，會顯示一個提示框，詢問用戶是否保存所做的修改。單擊“是”按鈕保存所做的修改;單擊“否”按鈕放棄所做的修改;單擊“取消”按鈕則取消關(guān)閉操作。
六、Access查詢
5.1 查詢概述
選擇查詢 從一個或多個表中檢索數(shù)據(jù)，并且在可以更新記錄(帶有一些限制條件)的數(shù)據(jù)表中顯示結(jié)果.也可以使用選擇查詢對記錄進行分組，并且對記錄作總計，計數(shù)，平均以及其他類型總和的計算。
參數(shù)查詢 在執(zhí)行時顯示對話框提示用戶輸入信息(查詢的條件).參數(shù)查詢的創(chuàng)建只能通過設計視圖或SQL視圖完成。
交叉表查詢 顯示來源于表中各個字段的總計值(合計，計數(shù)和平均)，并將它們分組，一組列在數(shù)據(jù)表的左側(cè)，一組列在數(shù)據(jù)表的上部。
5.1.1查詢類型:選擇查詢，參數(shù)查詢，交叉表查詢，操作查詢和SQL查詢
操作查詢 僅使用一個操作來更改許多記錄的查詢.共有4種類型:刪除，更新，追加，生成表查詢.用戶根據(jù)對話框提示輸入?yún)?shù)，并檢索復合參數(shù)的記錄或值.但只有在執(zhí)行查詢時，才按照查詢檢索到的記錄操作表，一般用于大批量修改表中數(shù)據(jù)
SQL查詢 SQL是結(jié)構(gòu)化的查詢語言，是關(guān)系數(shù)據(jù)庫的標準的，主流的查詢語言.SQL語言特點:
☆既是自含式語言，又是嵌入式語言，即可獨立用 于聯(lián)機交互，又可嵌入到其它高級語言中
☆高度非過程化，用戶只需指出"做什么"，而不必指出"怎樣做"
☆面向集合，對元組的集合進行操作.
5.1.2查詢的功能
利用查詢，可以完成以下功能:
選擇字段，用戶可以在查詢中選擇自己感興趣的字段，而無須關(guān)心其它字段
選擇記錄，用戶可以指定一個條件，只有符合條件的記錄才會顯示出來
排序記錄，用戶可以指定瀏覽記錄的順序
完成計算，可以建立一個計算字段，保存計算結(jié)果
作為窗體或報表的數(shù)據(jù)來源.
修改表中數(shù)據(jù)，采用查詢可以一次次修改，刪除，增加一組相關(guān)的記錄
建立新表，通過生成表查詢，可以根據(jù)查詢結(jié)果新建一個表
5.1.3 查詢視圖
設計視圖:可以設計除SQL之外的任何類型的查詢，查詢設計器
數(shù)據(jù)表視圖: 查詢的數(shù)據(jù)瀏覽器
SQL視圖:SQL查詢
數(shù)據(jù)透視表視圖和數(shù)據(jù)透視圖視圖:
可以更改查詢的版面，從而以不同的方式分析數(shù)據(jù).
大學生考證：全國計算機二級Access考試技巧 2
第一、一定要以教材為主。要用二級Access數(shù)據(jù)庫程序設計的指定教材，雖然其他出版社的教程章節(jié)差不多，但相比之下，指定教材更注重理論完整性。筆試中的很多題目都可以對應到書中的`相關(guān)字段。所以，“以本為本，以綱為綱”是最重要的。
第二、要慎選練題資料。很多考生幾乎人手兩本模擬題——筆試題和機試題。各地出版社的都有，題目的難度相差也很大。其實有一套將筆試題與上機題結(jié)合的題庫軟件就夠了。
第三、復習要全面，不要道聽途說。曾經(jīng)又一次考試考前有消息說第9章不考了，實際上卻出了2道題，都是基本題，即使考前翻一下書也不會丟分。所以，前車之鑒，希望考生們不要道聽途說，以免后悔莫及。
第四、在考試前，做幾份綜合模擬試題，這樣可以全面回顧一下。復習到此基本就可以了。
最后，如果記得復習最多不要超過三個月。戰(zhàn)線拉得太長，容易厭倦，不如速戰(zhàn)速決。
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