如何寫工程會議紀(jì)要
工程例會是項目監(jiān)理過程中一種非常重要的協(xié)調(diào)機(jī)制。而編寫會議紀(jì)要是現(xiàn)場監(jiān)理工程師一項最基本技能，下面我就結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)淺談一下如何做好會議紀(jì)要的整理和編寫工作。
工程例會是參建各方溝通情況、交流信息、協(xié)調(diào)處理、解決合同履行存在問題的主要方式。例會紀(jì)要是記載和傳達(dá)會議情況和議定事項使用的一種行政公文，而會議議定事項則是參建單位開展工作的重要依據(jù)。會議紀(jì)要通常情況只印發(fā)給到會單位，視情況抄送其它有關(guān)單位。為便于上級領(lǐng)導(dǎo)了解工作開展情況，也可以抄報上級主管部門。由此看來，會議紀(jì)要在工程項目建設(shè)中起著很重要的作用。
會議紀(jì)要是根據(jù)會議情況整理的，要如實(shí)的反映會議內(nèi)容，不能擅自增加或刪減會議的內(nèi)容。紀(jì)要應(yīng)緊緊圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括，做到重點(diǎn)突出，條理清晰，文字簡練。這就需要起草人員具備一定的分析、綜合能力和表達(dá)能力。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意向，一般采用第三人稱寫法，常以“會議”作為表述主體，“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。
但是工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些經(jīng)驗(yàn)較少的監(jiān)理工程往往把會議紀(jì)要寫成了會議記錄，甚至寫成了“流水賬”。會議紀(jì)要與會議記錄的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記
錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 這是會議紀(jì)要與會議記錄的重要區(qū)別。
下面，簡單介紹一下會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。會議紀(jì)要一般由首部、正文和尾部三部分組成。
（一）首部，這部分的主要項目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的，如《某廳（局）信息化建設(shè)工程會議紀(jì)要》等。成文時間即會議通過的時間或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時間，一般在標(biāo)題下居中位臵用括號注明年、月、日，或者把成文時間寫在尾部的署名下面。
（二）正文，這部分主要由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。
1、前言：這一項概括交代會議名稱、地點(diǎn)、時間、主持人、主要議程及與會人員。與會人員姓名、單位和職務(wù)（或職稱）必須在會議簽到表填寫清楚。然后，用“會議紀(jì)要內(nèi)容如下”或“現(xiàn)將會議主要內(nèi)容紀(jì)要如下”轉(zhuǎn)入下文主體。這項內(nèi)容主要說明會議的基本情況，文字要十分簡練。
2、主體：這一項是會議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果。如果工程例會制定了合理的會議議程，紀(jì)要起草就會容易許多。信息工程項目建設(shè)例會議程一般為：檢查上次例會議定事項的落實(shí)情況，分析未完成事項的原因；檢查分析工程項目進(jìn)度計劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施；檢查分析工程項目質(zhì)量情況，針對存在問題提出改進(jìn)措施；檢查工程量核定及工程款支付情
況；施工單位提出協(xié)調(diào)事項；設(shè)計院提出圖紙設(shè)計問題；業(yè)主提出管理意見；其它有關(guān)事宜；重要問題明確責(zé)任單位和完成時間。按照會議議程，紀(jì)要起草時緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準(zhǔn)確地表達(dá)清楚。必要時，議定事項需要明確責(zé)任單位和完成時限。例會上意見不一致的重大問題，應(yīng)將各方的主要觀點(diǎn)，特別是相互對立的意見寫入“其它事項”中。
3、結(jié)尾：這一項是選擇性項目，一般是向受文單位提出希望和要求；有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，紀(jì)要即告結(jié)束。
（三）尾部，這部分主要包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。署名只用于辦公會議紀(jì)要，寫明召開會議的`機(jī)關(guān)單位名稱。一般會議紀(jì)要則不需要署名，不加蓋公章。至于起草時間，如果在首部已注明，就不再寫。
二、寫法
會議紀(jì)要的寫法因會議內(nèi)容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標(biāo)題、正文、落款、日期構(gòu)成。下面主要講講標(biāo)題和正文的寫法。
（一）標(biāo)題。會議紀(jì)要的標(biāo)題有單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種形式。
1．單標(biāo)題：由“會議名稱＋文種”構(gòu)成。
2．雙標(biāo)題：由“正標(biāo)題＋副標(biāo)題”構(gòu)成。正標(biāo)題揭示會議主旨，副標(biāo)題標(biāo)示會議名稱和文種。
（二）正文。會議紀(jì)要的正文大多由導(dǎo)言和主體構(gòu)成。具體寫法依會議內(nèi)容和類型而定。
1．導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括會議名稱、會期會址、參加人員、主持人和會議議程等。具體寫法常見的有兩種：
第一種：平列式。將會議的時間、地點(diǎn)，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀(jì)要。
第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解。
2．主體。這是會議紀(jì)要的核心部分。主要介紹會議議定事項。常見的寫法有三種：
（1）條文式寫法。就是把會議議定的事項分點(diǎn)寫出來。辦公會議紀(jì)要、工作會議紀(jì)要多用這種寫法。
（2）綜述式寫法。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。較復(fù)雜的工作會議或經(jīng)驗(yàn)交流會議紀(jì)要多用這種寫法。
（3）摘記式寫法。就是把與會人員的發(fā)言要點(diǎn)記錄下來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標(biāo)題，在小標(biāo)題下寫發(fā)言人的名字。一些重要的座談會紀(jì)要，常用這種寫法。
2011年3月30日
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