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貨代業(yè)務(wù)員工作流程

　　在從事的貨代工作中，業(yè)務(wù)員不應(yīng)該只圍繞公司的運價轉(zhuǎn)，運價好的時貨量就多，運價一差，貨量就沒了。以下是小編為你整理的貨代業(yè)務(wù)員工作流程，希望能幫到你。

貨代業(yè)務(wù)員工作流程

　　一、訂艙

　　1.客戶向我司訂艙的;

　　2.客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此;

　�、偻羞\人/發(fā)貨人 ②船公司/船名/航次或船期 ③起運港 ④目的港/中轉(zhuǎn)港 ⑤貨名 ⑥柜型、柜量 ⑦運價 ⑧托運人的簽字、蓋章;

　　3.客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對運價是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認(rèn), 待SALES返回公司再補簽字確認(rèn))。向訂艙時，需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號;

　　4.訂艙單發(fā)出后，客服人員應(yīng)主動向船公司確認(rèn)艙位，并將船公司傳回的訂艙確認(rèn)單第一時間傳給客戶，訂艙確認(rèn)上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆;

　　5.訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時將資料輸入電腦，具體步驟如下：

　　①新建委托，輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量;

　�、诠ぷ魈枺锤鳂I(yè)務(wù)員創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號，比如“客戶服務(wù)”以KF開頭;

　�、圯斎胭M用明細 - 主要是應(yīng)收費用;

　�、苡喤摯_認(rèn)，輸入訂艙號。輸入電腦時，應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、開船日期。

　　6.操作臺帳應(yīng)該認(rèn)真、完整地填寫，應(yīng)注意以下幾點：

　　①托運人應(yīng)與訂艙單上的托運人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人;

　　②費用明細應(yīng)仔細填寫，“應(yīng)收”為向客戶收取費用;“應(yīng)付”為由我公司支付的費用;運費到付的需填寫在“到付”欄，各種費用應(yīng)分項列明;向客戶收取的費用為ALL IN時，須注明包含哪些費用;免文件、電放費用的需由公司領(lǐng)導(dǎo)在臺帳上簽字確認(rèn);

　�、坌栌晌宜灸康母鄞泶者\費的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn));

　�、芸蛻粜璧购�、順簽、預(yù)借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請，由操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn);

　　⑤訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫;

　�、蘅头藛T應(yīng)在臺帳上相應(yīng)位置簽字。

　　7.客服按業(yè)務(wù)員設(shè)立登記臺帳，客服需在訂艙當(dāng)日內(nèi)將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務(wù)編號登記在臺帳上，以便統(tǒng)計查詢。

　　二、拖車、報關(guān)

　　1.出書面申請，公司批準(zhǔn)后方能安排;

　　2.安排拖車前，需與工廠或SALES聯(lián)系確認(rèn)裝柜時間及地點;

　　3.安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托，寫明裝柜時間、裝柜地點、協(xié)議價格、S/O NBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等，并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認(rèn)后，根據(jù)客戶的要求安排拖車與報關(guān)。需嚴(yán)格按照公司公布的拖車行、報關(guān)行列表及相應(yīng)價格進行安排。對個別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等;

　　4.應(yīng)至少提前半天時間向拖車行下委托，以便拖車行有時間打單、安排;

　　5.委托后，客服應(yīng)要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠;

　　6.客服應(yīng)叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔(dān);

　　7.一般貿(mào)易在深圳清關(guān)的可不需司機本，若是轉(zhuǎn)關(guān)的貨柜一定要求車行帶司機本前往，可委托車行代辦轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù);

　　8.安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間，是否需要預(yù)冷，及通風(fēng)口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應(yīng)安排;

　　9.如客戶要求凍柜需代發(fā)電機的，應(yīng)安排有帶發(fā)電機的拖車公司拖柜;

　　10.在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲;

　　11.在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間，可事先與客戶確認(rèn)貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空柜，還是等貨到后再提，避免產(chǎn)生還空費用;

　　12.安排報關(guān)時，需將退稅聯(lián)等重要報關(guān)文件在報關(guān)臺帳上作登記，由報關(guān)行簽收。在收到由報關(guān)行退回的退稅聯(lián)后，應(yīng)立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀(jì)錄。

　　三、其他

　　1.如由我司安排拖車、報關(guān)的，客服人員應(yīng)在船公司的免堆期內(nèi)安排拖柜還場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并在臺帳上登記;

　　2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認(rèn)，在確認(rèn)所有發(fā)生費用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料;

　　3.客服收到財務(wù)打印出來的DEBIT NOTE，與電腦資料核對無誤后，立即傳真給客戶�？蛻粜栝_稅務(wù)發(fā)票的，須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡妫瑢懨靼l(fā)票抬頭及金額、幣種;

　　4.對由客戶自拖自報的，客服人員須至少于結(jié)關(guān)前一天與客戶確認(rèn)是否已做柜。如已做柜，將箱號登記在臺帳上，即可將臺帳立即交文件組;

　　5.對由我司安排拖車報關(guān)的，客服在與報關(guān)行確認(rèn)放行后，即可將臺帳交文件組。

　　文件

　　1.文件組收到船公司的LOADING LIST 后，與臺帳核對，已經(jīng)裝上船的，應(yīng)立即向客戶催要補料。

　　2.文件組需核對船公司的LOADING LIST 及費用清單，如有發(fā)生超堆費、超期柜租的，而客服尚未確認(rèn)的，應(yīng)立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并在臺帳上登記。

　　3.文件員根據(jù)客戶提供的補料，先與客戶核對清楚后再向船公司提供補料，爭取在短時間內(nèi)將提單資料核對清楚，并根據(jù)客戶的要求簽發(fā)HB/L或MB/L。

　　4.提單的繕制應(yīng)注意以下幾點：

　�、偬釂蔚膬�(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等;

　�、谔釂伪砻鎽�(yīng)清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改;

　�、蹜�(yīng)要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯(lián)系人;

　�、芸蛻粢蟪龃C的。船證的內(nèi)容(比如船級社、船齡的要求)應(yīng)與相關(guān)船公司核實確認(rèn);

　�、萑缈蛻粢蟮购炋釂蔚模瓌t上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保函后，交操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā);

　�、尥獯釂尾辉试S預(yù)借。

　　5.使用我司目的港代理收運費或代放貨物時，應(yīng)注意：

　　①出我司HB/L給客戶，HB/L上打真正的收貨人與發(fā)貨人，并可注明到付運費的金額，DELIVERY AGENT 為我司代理;

　�、贠B/L上面SHIPPER為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理;

　�、凼孪让鞔_我司與客戶及船公司的運費支付條款(預(yù)付或到付);

　�、苤谱鰿HARGES SETTLEMENT，列明貨物相關(guān)信息及要求代理收取的費用，支付給船公司的費用，代理費及應(yīng)退給我司的費用;

　�、葜谱鞣咆浲ㄖ獣ㄖ硎菓{正本HB/L放貨還是HB/L電放，然后與OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L電放信、CHARGE SETTLEMENT 于船開后盡早一起傳給代理;

　�、迣Υ碛邢蛭宜就舜碣M的，應(yīng)在臺帳上注明，并輸入電腦。